本人在美資500強(qiáng)做采購(gòu)，管理歐洲和亞太區(qū)的供應(yīng)商。
我總結(jié)了三個(gè)全球通用的采購(gòu)工作內(nèi)容，分別是緊跟行業(yè)動(dòng)態(tài)、維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系、完成公司任務(wù)。在此基礎(chǔ)上，我根據(jù)采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)的多寡，將工作內(nèi)容劃分為初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)，就是《采購(gòu)工作概覽》，讀者可一一對(duì)照。
一 緊跟行業(yè)動(dòng)態(tài)
1）初級(jí)：了解行業(yè)概況、行業(yè)關(guān)系、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、明白行業(yè)上中下游關(guān)系
剛?cè)腴T(mén)的采購(gòu)員，包括0基礎(chǔ)轉(zhuǎn)行、負(fù)責(zé)新品類(lèi)的采購(gòu)員，需要從成品出發(fā)，對(duì)涉及到負(fù)責(zé)的品類(lèi)和行業(yè)有基礎(chǔ)的了解，知道供應(yīng)鏈的構(gòu)成。
拿最簡(jiǎn)單的包材packaging materials舉例，如果你負(fù)責(zé)采購(gòu)一桶泡面的包材，你能想到要買(mǎi)什么？泡面桶、包著泡面桶的塑料膜、蓋子、叉子、醬料包的袋子，這些屬于直接包裝材料direct packaging. 假如你有一萬(wàn)桶泡面要從工廠運(yùn)到其他倉(cāng)庫(kù)里，那么需要將泡面裝箱、箱打托盤(pán)，這些屬于二級(jí)包裝材料secondary packaging。
作為初級(jí)采購(gòu)員，可能只負(fù)責(zé)其中最簡(jiǎn)單的品類(lèi)，比如買(mǎi)塑料叉子。它的供應(yīng)鏈?zhǔn)窃趺礃拥哪?？工廠購(gòu)買(mǎi)塑料，通過(guò)熱成型(theormal forming)工藝將塑料注入模具 (injection molds)。
常用塑料有聚苯乙烯(PP: polystyrene) 聚丙烯(PP: polypropylene) 聚對(duì)苯二甲酸(PET: polyethylene terephthalate)等。將聚苯乙烯顆粒原材料、顏料(pigments) masterbatch加熱至融化，融化的塑料被噴射到模具中，模具內(nèi)置的冷卻系統(tǒng)在10秒內(nèi)固化成型，進(jìn)入傳送帶上分揀。因此塑料叉子應(yīng)該屬于注塑市場(chǎng)。
2）中級(jí)：明白行業(yè)公司、行業(yè)趨勢(shì)
當(dāng)你有了一定經(jīng)驗(yàn)之后，則應(yīng)該知道和了解注塑市場(chǎng)的蛋糕大小、驅(qū)動(dòng)因素。領(lǐng)頭羊都有哪些公司？我們現(xiàn)有的供應(yīng)商的市場(chǎng)占有率多少？我們現(xiàn)有供應(yīng)商的最大競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手是誰(shuí)？哪些公司是這個(gè)市場(chǎng)的最大買(mǎi)家？市場(chǎng)走向如何？有什么新型科技？
3）高級(jí)：預(yù)測(cè)行業(yè)走勢(shì)、提前布局變革
高級(jí)采購(gòu)員不僅對(duì)市場(chǎng)有深入了解，更能進(jìn)一步預(yù)測(cè)行業(yè)形勢(shì)。這個(gè)不是讓你指點(diǎn)江山、預(yù)測(cè)什么時(shí)候新能源汽車(chē)將全面取代燃油車(chē)；而是指作為行業(yè)的資深從業(yè)者，能從某次山火造成次年某特殊原材料的短缺，某次大范圍的電力短缺造成某款零件供應(yīng)不足等等情況提前做好應(yīng)急預(yù)案。
有句老話(huà)說(shuō)的好，一葉落而知天下秋，供應(yīng)鏈從原材料端傳遞到采購(gòu)是需要一段時(shí)間的，別等到市場(chǎng)上都漲瘋了才去問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在怎么辦。這也是勢(shì)商的一種體現(xiàn)。
二 維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系
1）初級(jí)：了解現(xiàn)有供應(yīng)商、維護(hù)現(xiàn)有供應(yīng)商的正常運(yùn)轉(zhuǎn)
初級(jí)采購(gòu)沒(méi)什么知識(shí)能力、沒(méi)有為所在組織作出過(guò)什么貢獻(xiàn)，自然不可能有什么權(quán)力，此時(shí)應(yīng)以穩(wěn)妥為妙。了解下我們現(xiàn)在用的供應(yīng)商有哪些？每年在每個(gè)供應(yīng)商上花多少錢(qián)？他們的業(yè)務(wù)模式是什么？主要財(cái)務(wù)狀況是什么？都有哪些業(yè)務(wù)部？
我們采購(gòu)的產(chǎn)品在他們的哪個(gè)業(yè)務(wù)部里？產(chǎn)品目錄有哪些？前十大客戶(hù)都有誰(shuí)？供應(yīng)商都在哪里有分公司和工廠？最近該供應(yīng)商有什么新消息會(huì)影響其供應(yīng)？
2）中級(jí)：供應(yīng)商評(píng)估、提升供應(yīng)商水平、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控
當(dāng)采購(gòu)員跟供應(yīng)商有了一段時(shí)間的接觸之后，除了網(wǎng)絡(luò)上能獲取到的公開(kāi)信息，也能通過(guò)該供應(yīng)商員工的行為處事方式對(duì)其公司有一定的了解。一個(gè)采購(gòu)肯定不只負(fù)責(zé)一個(gè)供應(yīng)商，通過(guò)供應(yīng)商之間的交叉比對(duì)，很容易對(duì)供應(yīng)商有三六九等之分。
有些供應(yīng)商屬于高質(zhì)量供應(yīng)商，價(jià)格適中、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題少、及時(shí)交付、有問(wèn)題總能及時(shí)回復(fù)。有些供應(yīng)商則不同，來(lái)料總出問(wèn)題，害的你一天到晚跟QA質(zhì)管解釋、跟計(jì)劃員一起催貨、要什么東西發(fā)了一封郵件三天還沒(méi)回復(fù)，這些都是造成你巨大工作量心力交瘁的供應(yīng)商。
這里要科普一個(gè)幽哥反復(fù)講過(guò)的供應(yīng)商管理面試問(wèn)答。一般來(lái)說(shuō)，我們?cè)谧龉?yīng)商管理時(shí)，除了主觀上對(duì)該供應(yīng)商的印象以外，還需要有客觀的評(píng)估方法。每個(gè)公司的評(píng)價(jià)體系不同，有時(shí)會(huì)有專(zhuān)人統(tǒng)一做所有供應(yīng)商的評(píng)分，但不出以下幾條標(biāo)準(zhǔn)：
1. 產(chǎn)品質(zhì)量，通過(guò)良品率 yield rate, 不良率dppm(defect part per million)來(lái)衡量其產(chǎn)品質(zhì)量。
2. 交貨達(dá)成率，通過(guò)按時(shí)交貨on time delivery rate來(lái)衡量交貨表現(xiàn)。
3. 服務(wù)水平，是否能夠提供樣品、能否及時(shí)回復(fù)等。
4. 降價(jià)概率，如果有專(zhuān)人統(tǒng)一做供應(yīng)商評(píng)分，則此指標(biāo)不在列，很可能在采購(gòu)的kpi里。
中級(jí)采購(gòu)也不要輕易提出更換現(xiàn)有供應(yīng)商，在此之前還有一個(gè)流程要走，就是提升供應(yīng)商水平。供應(yīng)商指標(biāo)哪個(gè)不到位，需要采購(gòu)和供應(yīng)商一起按照公司流程提出改進(jìn)計(jì)劃。當(dāng)供應(yīng)商在改進(jìn)計(jì)劃中能夠提升表現(xiàn)，滿(mǎn)足公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，則沒(méi)有必須理由更換他。從個(gè)人角度來(lái)講，為什么他這么差還是指定供應(yīng)商呢？你換他動(dòng)了誰(shuí)的蛋糕呢？沒(méi)想清楚之前最好不要輕舉妄動(dòng)。
舉個(gè)例子，當(dāng)供應(yīng)商總是出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，采購(gòu)要和質(zhì)量工程師一起，與供應(yīng)商討論能做些什么預(yù)防質(zhì)量問(wèn)題的發(fā)生。更換新的模具是否能解決問(wèn)題？是否能通過(guò)購(gòu)買(mǎi)一個(gè)監(jiān)控系統(tǒng)放到產(chǎn)線(xiàn)上，在零件最容易出問(wèn)題的步驟處進(jìn)行監(jiān)控和分析？
3）高級(jí)：根據(jù)公司的長(zhǎng)期戰(zhàn)略開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商、完成新老供應(yīng)商的切換
開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商不難，按照公司流程進(jìn)行前期接觸、驗(yàn)廠、試產(chǎn)、簽合同即可，其中大部分的工作都比較瑣碎耗時(shí)。難的是完成新老供應(yīng)商之間的切換，并保證不出問(wèn)題。對(duì)于原材料訂購(gòu)周期大于半年一年的供應(yīng)商而言，這個(gè)流程至少要走一年以上。
在此期間，如何讓服務(wù)質(zhì)量不佳的老供應(yīng)商仍然提供產(chǎn)品和服務(wù)、給對(duì)方擦屁股，如何應(yīng)對(duì)切換期間老供應(yīng)商掉鏈子不再供貨、何時(shí)通知老供應(yīng)商不再續(xù)約、如何應(yīng)對(duì)新供應(yīng)商在此期間提出巨額漲價(jià)等等問(wèn)題，都是考驗(yàn)一個(gè)采購(gòu)功力的時(shí)刻。
能鎮(zhèn)定自如的處理這些突發(fā)問(wèn)題，審時(shí)度勢(shì)做出選擇，恭喜你，已經(jīng)成為了一名老采購(gòu)。
三 完成公司任務(wù)
1）初級(jí)：能工作
剛?cè)腴T(mén)的采購(gòu)面臨的最大問(wèn)題就是，現(xiàn)有工作怎么做？最低目標(biāo)是不出錯(cuò)。這里有兩種方法，需要齊頭并進(jìn)。第一個(gè)是復(fù)制前任的工作方法，對(duì)方怎么做我就怎么做，爭(zhēng)取不出錯(cuò)。
當(dāng)你發(fā)現(xiàn)對(duì)方的工作方法效率很低、莫名其妙、無(wú)法理解的時(shí)候，不要著急改變。這是需要了解公司采購(gòu)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)工作流程有哪些、公司批準(zhǔn)的供應(yīng)商asl(approved supplier list)有哪些等等的時(shí)候，但凡你想要改變前任的工作方法時(shí)，出錯(cuò)了就不能把鍋推給前任，一切就得自己擔(dān)了。
此時(shí)應(yīng)該多學(xué)習(xí)下公司批準(zhǔn)的供應(yīng)商有哪些，供應(yīng)商書(shū)與那個(gè)類(lèi)別，現(xiàn)有供應(yīng)商的合同狀況、采購(gòu)金額、付款狀況等等。
2）中級(jí)：有成果
中級(jí)采購(gòu)在不出錯(cuò)的基礎(chǔ)上，爭(zhēng)取要做到有成果。成果不需太多，能讓大家記住即可。舉個(gè)例子，能與戰(zhàn)略供應(yīng)商strategic supplier談到超出kpi點(diǎn)數(shù)的降價(jià)、能夠制定采購(gòu)戰(zhàn)略、主導(dǎo)新項(xiàng)目等等。如果能在此基礎(chǔ)上可以教育新人、為上司分擔(dān)部分工作職能，那么離進(jìn)階就不遠(yuǎn)了。
3）高級(jí)：會(huì)管理
采購(gòu)隨著工作熟練度的提升，在本職工作上花費(fèi)的時(shí)間就越來(lái)越少了。更多的時(shí)間會(huì)放在公司內(nèi)外的人際關(guān)系上，上至參與各色會(huì)議發(fā)揮影響力、下至招募新人，開(kāi)始逐漸向著管理崗位邁進(jìn)。如果不想晉升至管理層，做一輩子的采購(gòu)也不失為一種方法。
我有個(gè)一兩個(gè)男同事就在這個(gè)部門(mén)里一直干，一個(gè)前段時(shí)間剛退休，一個(gè)馬上就要退休了。由此可見(jiàn)，在商品社會(huì)里，采購(gòu)作為買(mǎi)賣(mài)中必不可少的一環(huán)，上至古代買(mǎi)辦，下至現(xiàn)代采購(gòu)，只要基本技能合格，一輩子不愁沒(méi)飯吃。
以上是我對(duì)采購(gòu)工作的歸納總結(jié)。掌握了采購(gòu)工作的基本原理之后，稍微學(xué)習(xí)下行業(yè)知識(shí)即可觸類(lèi)旁通。當(dāng)然也要客觀認(rèn)識(shí)到不同行業(yè)之間的壁壘。
我個(gè)人認(rèn)為，所有學(xué)習(xí)到的硬性知識(shí)，比如某款軟件的使用方法、某種東西的計(jì)算方式、某個(gè)行業(yè)的具體知識(shí)，這些都是可替代性極強(qiáng)的東西，很容易會(huì)被人工智能或者比你更便宜的人給取代。只有在復(fù)雜的工作環(huán)境中，掌握到的軟性技能、積累的人情往來(lái)，才是人安身立命的東西。
希望大家在未來(lái)能生存、生長(zhǎng)、繁榮昌盛。
以上感謝小麗遠(yuǎn)在歐洲給我們分享的職業(yè)經(jīng)驗(yàn)和心得，她的上次來(lái)稿大家見(jiàn)這篇《去國(guó)外生活、求職的體驗(yàn)》。
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