作為職業(yè)采購經理人，大多數人在年底或者季度末的時候，都會做花費分析，大多時候的大家只是把花費數據匯總下或者再加上一個趨勢而已，這就像在我們開車的時候看下后視鏡，根本不知道我們接下來應該用什么方法來指導我們的行動，以取得更好的績效。
我們先來說說花費分析可以帶來的作用，主要有以下幾個：
1. 看看總共花了多少錢？
2. 看看這些錢都花到哪里去了？
3. 看看都買了什么？
4. 看看這些錢都是由誰花的？
除了以上最基本的作用，花費分析還可以幫助我們達到以下目的：
1. 合理化供應商數量
2. 降價機會的識別
3. 提高采購效率，降低交易成本
我們接下來按具體的步驟來詳細講一下花費分析：
1. 數據的收集
在數據的收集這一塊有以下幾個誤區(qū)：
a) 數據來源單一
比方說大家通常的花費分析的數據的唯一來源就是ERP系統(tǒng)，但是大多時候這些數據的維度是不夠的，比方說它很難按品類、按供應區(qū)域進行匯總。
b) 顆粒度不夠
也有很多時候大家根據總賬數據，直接進行花費分析，這樣除了得到一個金額之外，將不能得到其他更有用的任何信息。
我們應該如何收集數據呢：
ａ）多渠道搜集
除了有ERP數據，還要有系統(tǒng)外的數據，比方說結合PFEP里的關鍵信息，比方說包裝類，運輸距離等。
ｂ）清楚定義數據收集的方法，節(jié)點
比方說，我們是搜集訂單數據、入庫數據還是入賬數據。
２．數據清洗
轉換匯率： 確?？杀刃浴?/span>
刪除錯誤值：比方說明顯的輸入錯誤，比方說某次大金額的入庫之后有退貨等。
合并重復值：主要是針對同一目標進行了不同的描述，比方說有時候用的是簡稱，有的時候用的是全稱，如果不加以處理，將會被誤以為是不同的東西。
３.數據豐富和分析
ａ）品類
確定品類的方法：
＊ 相似的供應商
＊ 相似的工藝
＊ 相似的來源
＊ 相似的用途
分析方向：
－ 可以按品類匯總花費
－ 可以按品類分析供應商數量
－ 在每個品類下供應商的支出占比
－ 看供應商數量是否合理
ｂ）零件的材質、形狀、凈重和毛重
－ 可以通過凈重和毛重識別單價是否有異常值
－ 甚至可以預測如果原材料價格變化對我們采購支出的影響
ｃ）制造費用和管理費用
再進一步區(qū)分哪些是和數量有關或者和數量無關，這在以后數量增加的時候可以作為和供應商進行談判的依據。
比方說設備折舊，數量增加了，開機率提高了，如果是因為我們或者供應商的其他客戶的需求增加了，無論如何，供應商都應該降價，因為單位分攤變低了。
ｄ）分成可以影響的和不可以影響的
可以從兩個維度進行識別，數量和價格。對于間接花費，我們可能控制數量和單價，對于直接花費，更多時候我們可能只能影響單價而很難影響數量，除了我們做了VA/VE或者模塊化、通用化、標準化等。
比方說用電，我們很難影響電價，但是我們可以采取各種各樣的措施來控制電的消耗。
比方說PPE，我們則既可以影響價格，也可以控制消耗數量。
比方說發(fā)動機，企業(yè)很難控制用量，但是卻可以影響價格。
還有一個維度，就是對一個零部件，即使我們可以影響他的價格，也可以縱向去分析影響程度，比方說某個機加工件，對于原材料的部分，我們很難影響，但是可以通過效率或者其他的方法去影響制造費用或者管理費用。
e)看某一品類下或者某一物料的采購次數、采購金額以及單次采購額，看看怎么樣可以優(yōu)化采購效率。
f) 看重復采購的次數以及新機型新料號的數量以及金額占比，引導研發(fā)向模塊化和標準化方向努力。
g) 物料的用途， 這樣才可以通過銷售預測進行相對準確地推斷采購預測，否則按比例簡單折算風險極高。
專用件： 按用量直接相乘即可
通用件：看看他們以往都被用到哪些產品上了，未來的mix會有什么變化
h) 交付條款以及其他條件
比方說是ex-works，FOB 以及CIF 等，如果可以的話，盡量統(tǒng)一轉換成落地價（landed cost）
i) 付款條件以及付款方式
比方說預付款，Net 30 days, Net 50 days, ……? 是信用證、T/T 還是承兌匯票
j) 包裝數量，包裝箱的長、寬和高（注意長，寬和高一定要分開來填）
識別包裝數量是否還可以進一步優(yōu)化
如果大部分等高的話，可以優(yōu)化
k) 該物料的采購年數以及從開始到現在的降價比例，可以在同一品類中進行比較
l) 供應商的業(yè)績指標
可以根據自己采購額占該供應商銷售額的占比來設定改善目標以及要求供應商提供的改善努力。
甚至可以把同一品類下的不同供應商的采購金額、占比以及業(yè)績放在一起進行比較，這樣可以有效引入競爭，同時也隨時有Plan B。
數據的呈現：
1. 千萬不要只給一個絕對值
2. 最好還能給一個趨勢
3. 還要給幾個比較（同比、環(huán)比與預算比）
4. 也要能講數據背后的故事
a) 去年同期的花費是XXXX萬元
b) 今年由于volume的變化影響多少
c) 由于mix的變化影響是多少
d) 由于供應商漲價帶來的變化是多少
e) 由于切換供應商帶來的變化是多少
f) 由于談判帶來的價格變化有多少
g) 由于協(xié)助供應商改善帶來的價格變化是多少
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