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我是 Meta煙中雯城 ，點(diǎn)擊上方 “關(guān)注”，我們來(lái)一起關(guān)注底層思維、管理理念和個(gè)人成長(zhǎng)方面的話題，同時(shí)也會(huì)感受到一種看待事物的全新方式。
回復(fù)關(guān)鍵字 “01”，送你一份 首次關(guān)注禮，匯總了我們常用的一些網(wǎng)站工具鏈接。
大家好！
在上一篇文章中，我們基本已經(jīng)完成了在線數(shù)據(jù)表的設(shè)計(jì)工作，可以說(shuō)已經(jīng)打好了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
?而從這一篇開(kāi)始，我將進(jìn)入從1到無(wú)窮的過(guò)程，和大家聊一聊更為細(xì)化的應(yīng)用，希望大家能夠在實(shí)踐中不斷深化，將行政采購(gòu)工作做得更好。
在0到1階段，我們的目標(biāo)是將行政采購(gòu)工作的專(zhuān)業(yè)度和效率提升一個(gè)臺(tái)階，確?！靶姓少?gòu)管理平臺(tái)”能夠真正用得起來(lái)，并最終確保采購(gòu)流程能夠付諸實(shí)施。
因此，這個(gè)過(guò)程講究的是“快準(zhǔn)狠”，說(shuō)得通俗一點(diǎn)，就是“先用起來(lái)再說(shuō)”。
?而進(jìn)入從1到無(wú)窮這一階段時(shí)，我們就開(kāi)始進(jìn)化發(fā)展了，這是任何事物發(fā)展的必然，我們需要從原來(lái)的“粗放型管理”轉(zhuǎn)變到“精細(xì)化管理”。
在這一階段，我們需要在多個(gè)方面進(jìn)行進(jìn)一步“加固”。
在本篇文章中，我先介紹如何通過(guò)數(shù)據(jù)分析來(lái)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
加入數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)元素
數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能應(yīng)該是所有數(shù)據(jù)表的標(biāo)配，在線數(shù)據(jù)表也不例外。
?通常情況下，人眼并不是萬(wàn)能的。
當(dāng)我們的目光聚焦于密密麻麻的數(shù)據(jù)中時(shí)，相信即便是天才，也無(wú)法一眼看穿其中的奧妙之處，也無(wú)法第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中所反映出來(lái)的各種問(wèn)題，這個(gè)時(shí)候我們就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。
從擬人化的角度，我們可以將數(shù)據(jù)分析的過(guò)程看成是一個(gè)為數(shù)據(jù)做PPT的過(guò)程。為了反映其內(nèi)在的本質(zhì)和聯(lián)系，我們需要借助一些更為直觀的圖表組合，從多個(gè)維度進(jìn)行“交叉展現(xiàn)”。
?與此同時(shí)，數(shù)據(jù)分析不僅僅是對(duì)結(jié)果的反映，更是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)過(guò)程的動(dòng)態(tài)跟蹤，反映其變化規(guī)律，最終達(dá)到的是對(duì)數(shù)據(jù)的全過(guò)程管理。
筆者過(guò)去曾做過(guò)大量“數(shù)據(jù)儀表盤(pán)”的設(shè)計(jì)，即通過(guò)不同圖表的組合，力求以最好的形式將數(shù)據(jù)特性完整表現(xiàn)出來(lái)，既能真實(shí)反映出事物的變化趨勢(shì)和問(wèn)題走向，又能為后續(xù)的決策提供良好的依據(jù)。
對(duì)于“行政采購(gòu)管理平臺(tái)”也是一樣，光靠其中的數(shù)據(jù)詳表的話，我們只能實(shí)現(xiàn)一些最為基礎(chǔ)和粗放的行政采購(gòu)管理，要想做到精細(xì)化，并實(shí)現(xiàn)全局統(tǒng)籌和過(guò)程管理相統(tǒng)一的話，就需要做好進(jìn)一步的數(shù)據(jù)分析。
?而據(jù)筆者觀察，目前絕大多數(shù)在線數(shù)據(jù)表都已經(jīng)具備了簡(jiǎn)單的圖表功能，雖然尚不如Excel或一些BI軟件那樣來(lái)得完善和豐富，但一些最為基本的條形圖、柱狀圖、折線圖、旭日?qǐng)D、餅圖或是雷達(dá)圖等還是能夠支持的。
對(duì)于行政采購(gòu)工作而言，這些圖表其實(shí)已經(jīng)足夠了。
采購(gòu)狀態(tài)分析
透過(guò)這些基本圖表，我們至少可以快速呈現(xiàn)出以下?tīng)顟B(tài)信息：
- 目前尚未完成/正在進(jìn)行中的采購(gòu)項(xiàng)及其當(dāng)前狀態(tài)；
- 目前出現(xiàn)異常的采購(gòu)項(xiàng)及其當(dāng)前狀態(tài)；
- 目前處于延遲狀態(tài)的采購(gòu)項(xiàng)及其當(dāng)前狀態(tài)；
- …
不同的狀態(tài)信息所針對(duì)的是不同的對(duì)象。
對(duì)于提出采購(gòu)需求的行政工作人員而言，他們需要關(guān)心的是現(xiàn)有采購(gòu)需求的進(jìn)展情況如何，是否按照需求的時(shí)間正常進(jìn)行；
對(duì)于負(fù)責(zé)采購(gòu)的工作人員而言，他們需要關(guān)心在手頭所負(fù)責(zé)的采購(gòu)項(xiàng)目中，哪些是即將到期的、哪些是需要緊急處理的、哪些是尚未處理的，從而能夠根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)先級(jí)確定和事務(wù)的優(yōu)化安排；
對(duì)于行政主管而言，他們更關(guān)心的是目前各采購(gòu)項(xiàng)目的整體進(jìn)展情況，并能從更為全局化的數(shù)據(jù)分析中把握潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提前進(jìn)行預(yù)判，并在必要時(shí)及時(shí)介入和布置，盡可能將風(fēng)險(xiǎn)消滅在萌芽狀態(tài)。
采購(gòu)趨勢(shì)分析
除了針對(duì)于各采購(gòu)項(xiàng)目的狀態(tài)信息外，我們還可以從數(shù)據(jù)分析中探尋采購(gòu)工作的整體趨勢(shì)，比如：
- 當(dāng)月采購(gòu)物資排名（前三名）
- 當(dāng)月各行政人員提交的采購(gòu)需求數(shù)量排名（前三名）
- 各物資采購(gòu)數(shù)量/頻率的變動(dòng)趨勢(shì)
- 采購(gòu)延遲率
- …
同樣地，不同的趨勢(shì)信息針對(duì)的也是不同對(duì)象。
對(duì)于提出采購(gòu)需求的行政工作人員而言，他們需要關(guān)心的是自己當(dāng)月和其他月份所提交采購(gòu)需求的次數(shù)。
通過(guò)這些次數(shù)分析，我們能夠找出一些潛在的優(yōu)化點(diǎn)，使采購(gòu)需求的提出更具規(guī)律性，并使效率得到有效提升；
對(duì)于負(fù)責(zé)采購(gòu)的工作人員而言，他們需要關(guān)心的是采購(gòu)物資、采購(gòu)數(shù)量的整體變動(dòng)情況，能夠?qū)φw的采購(gòu)趨勢(shì)進(jìn)行把控，并通過(guò)詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，思考如何進(jìn)一步提升采購(gòu)效率的工作方向，并預(yù)測(cè)出未來(lái)的采購(gòu)曲線；
?對(duì)于行政主管而言，這些數(shù)據(jù)都是非常重要的部門(mén)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，也是日常采購(gòu)工作的還要通過(guò)日常的數(shù)據(jù)分析，從不同數(shù)據(jù)分析的結(jié)果中進(jìn)行交叉分析，找到可以在全局或細(xì)節(jié)層面優(yōu)化的點(diǎn)，不斷提升行政采購(gòu)工作的質(zhì)量和效率。
在下一篇文章中，我們依然要關(guān)注數(shù)據(jù)層面的話題，但這次關(guān)注的不是數(shù)據(jù)分析本身，而是數(shù)據(jù)分析的源頭，即確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更為精細(xì)化，從而進(jìn)一步帶動(dòng)數(shù)據(jù)分析的精細(xì)化。
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作者 Meta煙中雯城
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