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大家好！
在上一篇文章中，我們基本已經(jīng)完成了在線數(shù)據(jù)表的設(shè)計工作，可以說已經(jīng)打好了堅實的基礎(chǔ)。
?而從這一篇開始，我將進入從1到無窮的過程，和大家聊一聊更為細(xì)化的應(yīng)用，希望大家能夠在實踐中不斷深化，將行政采購工作做得更好。
在0到1階段，我們的目標(biāo)是將行政采購工作的專業(yè)度和效率提升一個臺階，確保“行政采購管理平臺”能夠真正用得起來，并最終確保采購流程能夠付諸實施。
因此，這個過程講究的是“快準(zhǔn)狠”，說得通俗一點，就是“先用起來再說”。
?而進入從1到無窮這一階段時，我們就開始進化發(fā)展了，這是任何事物發(fā)展的必然，我們需要從原來的“粗放型管理”轉(zhuǎn)變到“精細(xì)化管理”。
在這一階段，我們需要在多個方面進行進一步“加固”。
在本篇文章中，我先介紹如何通過數(shù)據(jù)分析來實現(xiàn)精細(xì)化管理。
加入數(shù)據(jù)統(tǒng)計元素
數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能應(yīng)該是所有數(shù)據(jù)表的標(biāo)配，在線數(shù)據(jù)表也不例外。
?通常情況下，人眼并不是萬能的。
當(dāng)我們的目光聚焦于密密麻麻的數(shù)據(jù)中時，相信即便是天才，也無法一眼看穿其中的奧妙之處，也無法第一時間發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中所反映出來的各種問題，這個時候我們就需要進行數(shù)據(jù)分析。
從擬人化的角度，我們可以將數(shù)據(jù)分析的過程看成是一個為數(shù)據(jù)做PPT的過程。為了反映其內(nèi)在的本質(zhì)和聯(lián)系，我們需要借助一些更為直觀的圖表組合，從多個維度進行“交叉展現(xiàn)”。
?與此同時，數(shù)據(jù)分析不僅僅是對結(jié)果的反映，更是能夠?qū)崿F(xiàn)對過程的動態(tài)跟蹤，反映其變化規(guī)律，最終達到的是對數(shù)據(jù)的全過程管理。
筆者過去曾做過大量“數(shù)據(jù)儀表盤”的設(shè)計，即通過不同圖表的組合，力求以最好的形式將數(shù)據(jù)特性完整表現(xiàn)出來，既能真實反映出事物的變化趨勢和問題走向，又能為后續(xù)的決策提供良好的依據(jù)。
對于“行政采購管理平臺”也是一樣，光靠其中的數(shù)據(jù)詳表的話，我們只能實現(xiàn)一些最為基礎(chǔ)和粗放的行政采購管理，要想做到精細(xì)化，并實現(xiàn)全局統(tǒng)籌和過程管理相統(tǒng)一的話，就需要做好進一步的數(shù)據(jù)分析。
?而據(jù)筆者觀察，目前絕大多數(shù)在線數(shù)據(jù)表都已經(jīng)具備了簡單的圖表功能，雖然尚不如Excel或一些BI軟件那樣來得完善和豐富，但一些最為基本的條形圖、柱狀圖、折線圖、旭日圖、餅圖或是雷達圖等還是能夠支持的。
對于行政采購工作而言，這些圖表其實已經(jīng)足夠了。
采購狀態(tài)分析
透過這些基本圖表，我們至少可以快速呈現(xiàn)出以下狀態(tài)信息：
- 目前尚未完成/正在進行中的采購項及其當(dāng)前狀態(tài)；
- 目前出現(xiàn)異常的采購項及其當(dāng)前狀態(tài)；
- 目前處于延遲狀態(tài)的采購項及其當(dāng)前狀態(tài)；
- …
不同的狀態(tài)信息所針對的是不同的對象。
對于提出采購需求的行政工作人員而言，他們需要關(guān)心的是現(xiàn)有采購需求的進展情況如何，是否按照需求的時間正常進行；
對于負(fù)責(zé)采購的工作人員而言，他們需要關(guān)心在手頭所負(fù)責(zé)的采購項目中，哪些是即將到期的、哪些是需要緊急處理的、哪些是尚未處理的，從而能夠根據(jù)實際情況進行優(yōu)先級確定和事務(wù)的優(yōu)化安排；
對于行政主管而言，他們更關(guān)心的是目前各采購項目的整體進展情況，并能從更為全局化的數(shù)據(jù)分析中把握潛在的風(fēng)險點，提前進行預(yù)判，并在必要時及時介入和布置，盡可能將風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。
采購趨勢分析
除了針對于各采購項目的狀態(tài)信息外，我們還可以從數(shù)據(jù)分析中探尋采購工作的整體趨勢，比如：
- 當(dāng)月采購物資排名（前三名）
- 當(dāng)月各行政人員提交的采購需求數(shù)量排名（前三名）
- 各物資采購數(shù)量/頻率的變動趨勢
- 采購延遲率
- …
同樣地，不同的趨勢信息針對的也是不同對象。
對于提出采購需求的行政工作人員而言，他們需要關(guān)心的是自己當(dāng)月和其他月份所提交采購需求的次數(shù)。
通過這些次數(shù)分析，我們能夠找出一些潛在的優(yōu)化點，使采購需求的提出更具規(guī)律性，并使效率得到有效提升；
對于負(fù)責(zé)采購的工作人員而言，他們需要關(guān)心的是采購物資、采購數(shù)量的整體變動情況，能夠?qū)φw的采購趨勢進行把控，并通過詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析，思考如何進一步提升采購效率的工作方向，并預(yù)測出未來的采購曲線；
?對于行政主管而言，這些數(shù)據(jù)都是非常重要的部門運營數(shù)據(jù)，也是日常采購工作的還要通過日常的數(shù)據(jù)分析，從不同數(shù)據(jù)分析的結(jié)果中進行交叉分析，找到可以在全局或細(xì)節(jié)層面優(yōu)化的點，不斷提升行政采購工作的質(zhì)量和效率。
在下一篇文章中，我們依然要關(guān)注數(shù)據(jù)層面的話題，但這次關(guān)注的不是數(shù)據(jù)分析本身，而是數(shù)據(jù)分析的源頭，即確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)更為精細(xì)化，從而進一步帶動數(shù)據(jù)分析的精細(xì)化。
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作者 Meta煙中雯城
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