公司現(xiàn)有七大采購流程是以業(yè)務(wù)的可編碼程度、IT系統(tǒng)是否成熟、采購部門是否介入等多維度劃分的，后續(xù)修改和升級困難。同時，流程是根據(jù)業(yè)務(wù)實際操作模式進行歸納的，對物流月結(jié)PO等部分新業(yè)務(wù)支撐不足。另外，流程劃分的標(biāo)準(zhǔn)不唯一，也導(dǎo)致了流程可選，會出現(xiàn)使用者自己選用流程來繞過監(jiān)管的情況，或者應(yīng)該走簡單流程的業(yè)務(wù)卻走了復(fù)雜流程，使運作成本增加。
PTP項目組形成對現(xiàn)有七大采購流程的優(yōu)化思路，配合ISC-BPE和采購部來落實具體的流程優(yōu)化工作。現(xiàn)階段，將首先著力于明確七大流程覆蓋的業(yè)務(wù)范圍以及應(yīng)用規(guī)則，并設(shè)置支付安全的關(guān)鍵控制點，使現(xiàn)有流程更加清晰有效地指導(dǎo)業(yè)務(wù)運作。未來，隨著采購業(yè)務(wù)編碼化的普及以及采購業(yè)務(wù)上ERP系統(tǒng)應(yīng)用的加強，將逐步整合七大流程，最終實現(xiàn)模塊化的采購流程。
公司目前的六大AP（應(yīng)付賬款）支付流程劃分的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，分類繁雜，是為了對應(yīng)不同的采購流程而設(shè)置相應(yīng)的支付流程，對業(yè)務(wù)的支持不方便，也不便于支付環(huán)節(jié)的統(tǒng)一操作，影響了支付的效率。對于PO采購，IBM有統(tǒng)一的PO支付流程，而對于Non-PO采購，又有IOI（Invoice Only Invoice，非采購介入）支付流程，而且支付流程按照“發(fā)票接收與處理”“發(fā)票匹配”“重復(fù)付款檢查”“支付”等模塊化設(shè)置，總體的流程架構(gòu)清晰，便于指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作。
公司在供應(yīng)商開立發(fā)票方面沒有清晰的指引，不能保證供應(yīng)商一次性開立正確的發(fā)票，同時，發(fā)票在內(nèi)部的收集、傳遞、審批、錄入、查詢等方面的流程還不完善，也沒有明確的問題發(fā)票處理流程，導(dǎo)致發(fā)票的整體處理效率不高。PTP項目組計劃建立我司的供應(yīng)商發(fā)票開立的指引以及供應(yīng)商問題發(fā)票的處理流程，同時優(yōu)化現(xiàn)有的發(fā)票信息收集、傳遞、錄入、查詢等流程環(huán)節(jié)，以提高發(fā)票處理的整體效率。
公司目前在AP支付流程中，對于重復(fù)付款僅僅靠臨時、個別的人工檢查方式來實現(xiàn)，沒有制度化、例行化地開展重復(fù)付款檢查工作。IBM的重復(fù)付款檢查機制包括支付前和支付后的檢查，每日發(fā)送相關(guān)報告至AP與相關(guān)部門，保證對外部供應(yīng)商的同一筆交易僅支付一次，從而達到事前預(yù)防重復(fù)付款，事后發(fā)現(xiàn)問題解決重復(fù)付款，減少公司資金損失。
PTP項目組計劃聯(lián)合業(yè)務(wù)控制與內(nèi)部審計BC&IA項目組，建立完善的采購職責(zé)分離矩陣及評估機制，進一步完善風(fēng)險接受機制，對采購Bypass行為明確定義，建立Bypass識別、記錄、報告和考核機制，全流程KCP的設(shè)置以及流程遵從性測試等，以優(yōu)化和完善采購到付款全流程的管控機制。
我們現(xiàn)在的供應(yīng)商銀行信息由財務(wù)部門負責(zé)管理，非銀行信息由采購部負責(zé)管理，分散管理導(dǎo)致效率低下和重復(fù)工作。由于供應(yīng)商信息更新和維護不及時，導(dǎo)致大量的重復(fù)供應(yīng)商和長期閑置的供應(yīng)商，會產(chǎn)生延遲付款和錯誤付款的情況。對比與IBM的差距，采購運作支持部已經(jīng)組建了專門的小組，先期進行供應(yīng)商信息清理的工作，后續(xù)將結(jié)合PTP項目組在這方面的關(guān)鍵發(fā)現(xiàn)，進一步完善供應(yīng)商信息管理制度，明確相關(guān)信息的錄入和維護主體以及操作辦法，從而確保供應(yīng)商信息的有效、完整、準(zhǔn)確和唯一，保證支付的唯一性和安全。
采購要推動前端梳理需求審批流程，并規(guī)范采購前端需求。目前采購流程的痛點主要集中于前端需求審批流程臃腫、需求描述不清晰。需求質(zhì)量由需求提出人承擔(dān)責(zé)任，需求的表述必須規(guī)范，持續(xù)改進。作為采購來說，不要把需求的責(zé)任攬到自己身上。
對違反BCG的供應(yīng)商，要按照HIA協(xié)議堅決處罰。要防范供應(yīng)商向員工家屬等進行間接利益輸送。采購干部要說明供應(yīng)中有無利益相關(guān)，并不是有相關(guān)就不能采購，而是陽光化。
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