卓越采購(gòu)表現(xiàn)在哪里？如何讓別人認(rèn)為你卓越？
要學(xué)會(huì)“借題發(fā)揮，敢于發(fā)言”，一定要做到“能力顯性化，知識(shí)結(jié)構(gòu)化”。
本期“對(duì)話(huà)CPO”對(duì)稱(chēng)做了完美的詮釋。
“你要是什么都干不了，那就去做采購(gòu)，買(mǎi)東西總會(huì)吧？”
類(lèi)似這樣的話(huà)，采購(gòu)人是不是很熟悉？
以往，采購(gòu)在公司里的地位相對(duì)隱形，但隨著近幾年一系列大事件的發(fā)生，采購(gòu)的曝光度、重要性逐漸提升。
尤其是2020年初疫情以來(lái)，很多采購(gòu)沒(méi)有喘息時(shí)間。之前是供應(yīng)商求采購(gòu)，現(xiàn)在是采購(gòu)求供應(yīng)商，因?yàn)楹茈y買(mǎi)到所需的東西，買(mǎi)到好的東西就更難了。
另有統(tǒng)計(jì)顯示，在疫情帶來(lái)的供應(yīng)鏈危機(jī)中，供應(yīng)鏈經(jīng)理離職率比5年前增加了28%，崗位空缺率也比2020年1月之前增加了1倍。
在這樣的大背景下，貝卡爾特（中國(guó)）技術(shù)研發(fā)有限公司亞太區(qū)采購(gòu)總監(jiān)凌禕蕓女士（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“凌總”）真切感受到身邊發(fā)生的變化，她在《對(duì)話(huà)CPO》第3季第4期直播中就說(shuō)到：“找采購(gòu)的業(yè)務(wù)部門(mén)越來(lái)越多了，需求更具多樣性，采購(gòu)慢慢從幕后走到了前臺(tái)?！?/span>
“業(yè)務(wù)的好伙伴”這個(gè)話(huà)題更加凸顯，這是采購(gòu)人“借題發(fā)揮”、大顯身手的好時(shí)機(jī)。此時(shí)，如果我們都能做好，大家就會(huì)覺(jué)得采購(gòu)是專(zhuān)業(yè)的，是創(chuàng)造價(jià)值的。
一、如何“借題發(fā)揮”？
凌總結(jié)合在貝卡爾特多年的采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了一套法則——WIM，這里也分享給大家。
W-What 什么
這個(gè)很好理解，采購(gòu)一定要關(guān)注市場(chǎng)，要有敏銳性，還要在事件爆發(fā)的第一時(shí)間，告訴業(yè)務(wù)伙伴發(fā)生了什么。
I-Impact 影響
只告訴業(yè)務(wù)伙伴發(fā)生了什么是不夠的，因?yàn)槲覀兛葱侣?，業(yè)務(wù)伙伴也看新聞，做傳聲筒沒(méi)有價(jià)值，采購(gòu)要做的是把發(fā)生了什么和對(duì)業(yè)務(wù)的影響關(guān)聯(lián)起來(lái)，這就是Impact，而且我們還要把影響量化，做到清晰可見(jiàn)，這是凌總特別強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)。
M-Mitigation Plan 補(bǔ)救計(jì)劃
如果做到了上面的兩步，我們僅僅完成了30%，剩下的70%是什么？
就是Mitigation Plan 補(bǔ)救計(jì)劃，采購(gòu)一定要清楚，我們的補(bǔ)救措施是什么？這個(gè)補(bǔ)救措施能止損多少？
這3步就是采購(gòu)作為業(yè)務(wù)伙伴，能夠體現(xiàn)專(zhuān)業(yè)性的非常重要的方法，也是宮老師說(shuō)的采購(gòu)人“知識(shí)結(jié)構(gòu)化”的重要體現(xiàn)。
這里也給大家列舉一個(gè)案例，是凌總的經(jīng)歷。
凌總還記得2021年3月23日的時(shí)候，他和團(tuán)隊(duì)第一時(shí)間得到蘇伊士運(yùn)河擁堵的事件。
之所以能夠第一時(shí)間獲得信息有一點(diǎn)特別重要——依靠供應(yīng)商。就單獨(dú)的領(lǐng)域而言，供應(yīng)商比采購(gòu)專(zhuān)業(yè)，信息渠道更廣，信息也更準(zhǔn)確，所以凌總和團(tuán)隊(duì)第一時(shí)間知道了“What”。
緊接著，他們就和供應(yīng)商、物流快速整理出這條航線(xiàn)上所有的貨物信息，包括運(yùn)輸目的地，計(jì)劃到達(dá)時(shí)間，在途貨物以及計(jì)劃發(fā)運(yùn)貨物等，這就是“Impact”?！拔覀冏寴I(yè)務(wù)部門(mén)非常及時(shí)，非常量化，非常清晰地看到了對(duì)客戶(hù)的影響?！?/span>
之后就是補(bǔ)救措施，在這些措施中，大部分都是采購(gòu)很難獨(dú)自去完成的，必須跨部門(mén)協(xié)同。因此采購(gòu)在這個(gè)過(guò)程中要牽好頭，起到協(xié)調(diào)作用，甚至要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)力的作用。
“我們快速把清單給到最前沿的銷(xiāo)售端，讓他們和各個(gè)客戶(hù)去確認(rèn)緊急性，判斷是否馬上需要進(jìn)行空運(yùn)，或者從歐洲臨近的工廠(chǎng)調(diào)配產(chǎn)品?！绷杩傉f(shuō)，對(duì)于在途的產(chǎn)品，團(tuán)隊(duì)快速和供應(yīng)商研究路線(xiàn)切換的可行性，對(duì)于計(jì)劃發(fā)貨但沒(méi)有發(fā)的，需要重新調(diào)整發(fā)貨計(jì)劃，甚至是排產(chǎn)計(jì)劃，所以才能在最短時(shí)間內(nèi)把對(duì)客戶(hù)的影響降到最小。
凌總分享的案例非常棒，不僅能夠第一時(shí)間獲得消息，還將事件影響降到最低，并采取了補(bǔ)救行動(dòng)。其實(shí)這當(dāng)中還有一個(gè)關(guān)鍵就是信息流，宮老師經(jīng)常在講課的時(shí)候表述這樣一個(gè)觀點(diǎn)，也是很多人都贊同的觀點(diǎn)：信息流問(wèn)題解決了，供應(yīng)鏈問(wèn)題解決了一半。
如何知道信息？宮老師有一個(gè)非常重要的判斷標(biāo)準(zhǔn)：在同一時(shí)間，不同的人要掌握同一版信息。
二、讓人“看見(jiàn)”工作成果
如果采購(gòu)做了一非常棒的事，就是需要讓別人看見(jiàn)我們的勞動(dòng)成果，讓別人看見(jiàn)我們的專(zhuān)業(yè)性。但實(shí)際工作中很多采購(gòu)不擅長(zhǎng)讓別人“看見(jiàn)”自己的工作成果。
凌總根據(jù)她的經(jīng)驗(yàn)分享了3點(diǎn)
首先，采購(gòu)要讓別人愿意來(lái)看你，最起碼成為一個(gè)不讓人討厭的人。
如果采購(gòu)做了很多事，別人看都不想看，這個(gè)事情做再多也沒(méi)用。要想讓業(yè)務(wù)部門(mén)愿意看采購(gòu)，首先采購(gòu)得成為一個(gè)可以讓他們值得信任的人，最起碼是不讓他們討厭的一個(gè)人。如果連最基本的信任感都沒(méi)有，還想讓他們看到采購(gòu)所做的事情是有價(jià)值的，基本不可能。但信任感不是一天之內(nèi)可以建立的，一定是一個(gè)慢慢積累的過(guò)程。
其次，采購(gòu)作為接近上游供應(yīng)鏈的部門(mén)，一定要完整地將信息傳達(dá)給業(yè)務(wù)部門(mén)，無(wú)論是利好還是利壞。
有些采購(gòu)總喜歡傳達(dá)不利的消息，比如今天鋼材漲了，明天原油漲了，后天黃磷礦停產(chǎn)整頓了，業(yè)務(wù)部門(mén)就會(huì)想，采購(gòu)部就沒(méi)有一點(diǎn)點(diǎn)利好的消息嗎？
市場(chǎng)一定是有漲有跌的，如果天天傳達(dá)不利消息，對(duì)有利消息避而不談，大家就會(huì)對(duì)采購(gòu)打上問(wèn)號(hào)，就算你再有能力，別人也不屑于看到你做的事。
最后，采購(gòu)不可以有小聰明。
小聰明在特定的職業(yè)環(huán)境下，會(huì)讓采購(gòu)成為一個(gè)讓人討厭、不受信任的人。正確的做法是，一定要把市場(chǎng)信息完整、清晰、客觀地呈現(xiàn)給業(yè)務(wù)部門(mén)，不管是漲是跌，目標(biāo)是跑贏市場(chǎng)，要告訴業(yè)務(wù)伙伴，采購(gòu)為了跑贏市場(chǎng)，做了哪些事，得到的結(jié)果是什么，需要哪些支持，甚至有哪些是希望業(yè)務(wù)部門(mén)和采購(gòu)一起來(lái)探索嘗試的事，這些都可以傳達(dá)。長(zhǎng)此以往，采購(gòu)就能和業(yè)務(wù)部門(mén)建立信任感，他們也愿意來(lái)看。
三、宮老師有話(huà)說(shuō)
我經(jīng)常說(shuō)，采購(gòu)人要“三化”，能力顯性化，知識(shí)結(jié)構(gòu)化，個(gè)人品牌化，凌總很好地詮釋了這“三化”。就比如蘇伊士運(yùn)河擁堵事件，有人覺(jué)得正常，有人不關(guān)心，不就是一條河堵了，能有多大影響？采購(gòu)要有敏感性，要關(guān)注這些重大事件。
我也特別喜歡“看見(jiàn)”這兩個(gè)字，我們有些采購(gòu)人確實(shí)不擅長(zhǎng)溝通，不擅長(zhǎng)匯報(bào)，碰到解決不了的問(wèn)題才向領(lǐng)導(dǎo)、別的部門(mén)匯報(bào)。
所謂的解決不了無(wú)非就兩個(gè)，漲價(jià)、斷貨。采購(gòu)就說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)漲價(jià)了，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)不能漲，采購(gòu)說(shuō)供應(yīng)商不給我供貨了，領(lǐng)導(dǎo)氣壞了，你怎么不早和我說(shuō)？這對(duì)采購(gòu)就已經(jīng)有抱怨了。
凌總用3個(gè)負(fù)面詞匯描述了采購(gòu)人不會(huì)“看見(jiàn)”，也給出了解決方案，我們采購(gòu)好事、壞事都要匯報(bào)，要完整地匯報(bào)。另外不要只說(shuō)現(xiàn)象，不說(shuō)解決方案，不分析背后原因，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然會(huì)惱火生氣了。
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