作為職業(yè)采購經(jīng)理人，大多數(shù)人在年底或者季度末的時候，都會做花費分析，大多時候的大家只是把花費數(shù)據(jù)匯總下或者再加上一個趨勢而已，這就像在我們開車的時候看下觀后鏡，根本不知道我們接下來應(yīng)該用什么方法來指導(dǎo)我們的行動，以取得更好的績效。
我們先來說說花費分析可以帶來的作用，主要有以下幾個：
1. 看看總共花了多少錢？
2. 看看這些錢都花到哪里去了？
3. 看看都買了什么？
4. 看看這些錢都是由誰花的？
除了以上最基本的作用，花費分析還可以幫助我們達到以下目的：
1. 合理化供應(yīng)商數(shù)量
2. 降價機會的識別
3. 提高采購效率，降低交易成本
我們接下來按具體的步驟來詳細講一下花費分析：
1. 數(shù)據(jù)的收集
在數(shù)據(jù)的收集這一塊有以下幾個誤區(qū)：
a) 數(shù)據(jù)來源單一
比方說大家通常的花費分析的數(shù)據(jù)的唯一來源就是ERP系統(tǒng)，但是大多時候這些數(shù)據(jù)的維度是不夠的，比方說它很難按品類、按供應(yīng)區(qū)域進行匯總。
b) 顆粒度不夠
也有很多時候大家根據(jù)總賬數(shù)據(jù)，直接進行花費分析，這樣除了得到一個金額之外，將不能得到其他更有用的任何信息。
我們應(yīng)該如何收集數(shù)據(jù)呢：
ａ）多渠道搜集
除了有ERP數(shù)據(jù)，還要有系統(tǒng)外的數(shù)據(jù)，比方說結(jié)合PFEP里的關(guān)鍵信息，比方說包裝類，運輸距離等。
ｂ）清楚定義數(shù)據(jù)收集的方法，節(jié)點
比方說，我們是搜集訂單數(shù)據(jù)、入庫數(shù)據(jù)還是入賬數(shù)據(jù)。
２．?dāng)?shù)據(jù)清洗
轉(zhuǎn)換匯率： 確?？杀刃?。
刪除錯誤值：比方說明顯的輸入錯誤，比方說某次大金額的入庫日后有退貨等。
合并重復(fù)值：主要是針對同一目標(biāo)進行了不同的描述，比方說有時候用的是簡稱，有的時候用的是全稱，如果不加以處理，將會被錯以為是不同的東西。
３.數(shù)據(jù)豐富和分析
ａ）品類
確定品類的方法：
＊ 相似的供應(yīng)商
＊ 相似的工藝
＊ 相似的來源
＊ 相似的用途
分析方向：
－ 可以按品類匯總花費
－ 可以按品類分析供應(yīng)商數(shù)量
－ 在每個品類下供應(yīng)商的支出占比
－ 看供應(yīng)商數(shù)量是否合理
ｂ）零件的材質(zhì)、形狀、凈重和毛重
?。】梢酝ㄟ^凈重和毛重識別單價是否有異常值
?。∩踔量梢灶A(yù)測如果原材料價格變化對我們采購支出的影響
ｃ）制造費用和管理費用
再進一步區(qū)分哪些是和數(shù)量有關(guān)以及和數(shù)量無關(guān)，這在以后數(shù)量增加的時候可以作為和供應(yīng)商進行談判的依據(jù)
比方說設(shè)備折舊，數(shù)量增加了，開機率提高了，如果是因為我們或者供應(yīng)商的其他客戶的需求增加了，無論如何，供應(yīng)商都應(yīng)該降價，因為單位分攤變低了。
ｄ）分成可以影響的和不可以影響的
可以從兩個維度進行識別，數(shù)量和價格。對于間接花費，我們可能控制數(shù)量和單價，對于直接花費，更多時候我們可能只能影響單價而很難影響數(shù)量，除了我們做了VA/VE或者模塊化、通用化、標(biāo)準(zhǔn)化等。
比方說用電，我們很難影響單價，但是我們可以采取各種各樣的措施來控制電的消耗。
比方說PPE，我們則既可以影響價格，也可以控制消耗數(shù)量。
比方說發(fā)動機，企業(yè)很難控制用量，但是卻可以影響價格。
還有一個維度，就是對一個零部件，即使我們可以影響他的價格，也可以縱向去分析影響程度，比方說某個機加工件，對于原材料的部分，我們很難影響，但是可以通過效率或者其他的方法去制造費用或者管理費用。
e)看看某一品類下或者某一物料的采購次數(shù)、采購金額以及單次采購額，看看怎么樣可以優(yōu)化采購效率。
f) 看重復(fù)采購的次數(shù)以及新機型新料號的數(shù)量以及金額占比，引導(dǎo)研發(fā)向模塊化和標(biāo)準(zhǔn)化方向努力。
g) 物料的用途， 這樣才可以通過銷售預(yù)測進行相對準(zhǔn)確地推斷采購預(yù)測，否則按比例簡單折算風(fēng)險極高。
專用件： 按用量直接相乘即可
通用件：看看他們以往都被用到哪些產(chǎn)品上了，未來的mix會有什么變化
h) 交付條款以及其他條件
比方說是ex-works，F(xiàn)OB 以及CIF 等，如果可以的話，盡量統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成落地價（landed cost）
i) 付款條件以及付款方式
比方說預(yù)付款，Net 30 days, Net 50 days, ……? 是信用證、T/T 還是承兌匯票
j) 包裝數(shù)量，包裝箱的長、寬和高（注意長，寬和高一定要分開來填）
識別包裝數(shù)量是否還可以進一步優(yōu)化
如果大部分等高的話，可以優(yōu)化
k) 該物料的采購年年以及從開始到現(xiàn)在的降價比例，可以在同一品類中進行比較
l) 供應(yīng)商的業(yè)績指標(biāo)
可以根據(jù)自己采購額占該供應(yīng)商銷售額的占比來設(shè)定改善目標(biāo)以及要求供應(yīng)商提供的改善努力。
甚至可以把同一品類下的不同供應(yīng)商的采購金額、占比以及業(yè)績放在一起進行比較，這樣可以有效引入競爭，同時也隨時有Plan B。
數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)：
1. 千萬不要只給一個絕對值
2. 最好還能給一個趨勢
3. 還要給幾個比較（同比、環(huán)比與預(yù)算比）
4. 也要能講數(shù)據(jù)背后的故事
a) 去年同期的花費是XXXX萬元
b) 今年由于volume的變化影響多少
c) 由于mix的變化影響是多少
d) 由于供應(yīng)商漲價帶來的變化是多少
e) 由于切換供應(yīng)商帶來的變化是多少
f) 由于談判帶來的價格變化有多少
g) 由于協(xié)助供應(yīng)商改善帶來的價格變化是多少
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