1、情景描述
在采購作業(yè)流程中，很多公司頭疼的不是供應(yīng)商難找、價格難議、交期難談，而是內(nèi)部的真正需求難獲取。
S集團最近就有個項目遇到了這樣的問題。
工廠組裝線要安裝一套監(jiān)控系統(tǒng)，張科長接到現(xiàn)場需求后，提了一份采購需求到采購——組裝線監(jiān)控系統(tǒng)1套，附件資料中，對安裝場地、安裝位置、攝像頭數(shù)量作了描述，關(guān)于監(jiān)控的通路數(shù)、攝像頭精度、數(shù)據(jù)存儲要求、調(diào)閱要求、線路架構(gòu)等細節(jié)均無描述，IT只做了傳話筒的角色，球直接拋給了采購，老王又頭疼了。
2、存在問題
原來，雖說S公司有IT管理部門，但主要是對現(xiàn)有資產(chǎn)作管理，IT管理課主管張科長也非IT專業(yè)出身，當(dāng)公司需要新建IT項目時，技術(shù)薄弱的弊端便顯現(xiàn)出來，比如，在提需求時，常描述不清此項目具體要什么樣的硬件、搭什么樣的架構(gòu)、軟件如何配置等。
其次，害怕規(guī)格提得詳細后，采購按照配置清單作業(yè)，最終不太適配導(dǎo)致項目失敗，也是不敢提詳細配置的原因之一。
3、解決方案
建立需求模板，請需求部門按模板填寫。需求部門不會填怎么辦？供應(yīng)商是個好老師！有困難找供應(yīng)商！
老王與張科長溝通后，了解到問題的核心是“張科長本身對監(jiān)控類的配置”這些參數(shù)模糊不清，心中沒譜，所以不敢做細節(jié)上的確認。
你不懂沒關(guān)系，我找懂的人過來教你！
一周不到的時間，采購約了三家監(jiān)控類設(shè)計、安裝、布線的廠商，有老王及張科長帶領(lǐng)著去現(xiàn)場查看場地，確認監(jiān)控位置，了解監(jiān)控的精度要求。
在第一家廠商過來查看時，老王問供應(yīng)商監(jiān)控類的需求重點關(guān)注哪幾個部分，供應(yīng)商不知道是在考察他的能力還是在試探他的專業(yè)度，將監(jiān)控類的系統(tǒng)要求，其他公司的優(yōu)秀案例一五一十地做了分享。
在第一家看完后，老王和張科大概了解了監(jiān)控系統(tǒng)總體功能和要求分為：
一、系統(tǒng)安全層面
需要支持靈活多級操作權(quán)限，設(shè)備控制權(quán)限，攝像機圖像處理權(quán)限，聯(lián)網(wǎng)調(diào)閱權(quán)限，異常報警聯(lián)動等。
二，監(jiān)控系統(tǒng)管理層面
對重要的系統(tǒng)操作有記錄功能，視頻丟失自動檢測功能，靈活地報警布防撤防功能等。
三，硬件配置層面
360度可旋轉(zhuǎn)攝像頭、紅外高清夜景攝像頭、數(shù)字硬盤匹配、網(wǎng)絡(luò)帶寬計算等
用同樣的方法與第二家廠商進行了溝通，在第二家廠商看現(xiàn)場時，老王已經(jīng)懂得提出了系統(tǒng)安全層面的一些要求，張科也大概清楚哪里需要配360度可旋轉(zhuǎn)攝像頭，哪里需要紅外高清攝像頭。
通過第二家廠商的溝通，關(guān)于這三個層面的細節(jié)部分又有了深度的認識，比如關(guān)于報警聯(lián)動部分，除了聲光電報警外還可以實現(xiàn)語音提示報警，支持遠程視頻直接查看等，同時通過和第二家廠商的溝通，又追加了視頻監(jiān)控的可擴充性這一項。
等到第三個供應(yīng)商前來查看時，老王和張科對視頻監(jiān)控的需求已經(jīng)有了初步的框架，直接與第三家供應(yīng)商探討監(jiān)控系統(tǒng)視頻線、控制線、電源線、及報警電源信號線走向，及采用電管電橋架直接進入總監(jiān)控室等細節(jié)問題。
看樣結(jié)束，老王要求三家廠商各做一份方案說明，并列明物料清單。
同時依據(jù)前面對監(jiān)控的框架性了解，并結(jié)合其他IT類的需求考慮項，制作了一份IT類的需求模板，要求張科對目前的項目需求做一個需求說明，模板結(jié)構(gòu)如下：
張科全程與老王一起參與了與供應(yīng)商的對接，對需求部分也有了框架性的概念，此時再要求填寫需求文檔模板表相對沒什么困難，兩天時間，將清晰的需求描述整理給了老王。
需求描述難被老王借力打力的方式化解，老王泡了壺碧螺春，看著茶色，想著遠方。
4、宮老師說
需求描述不清怎么辦？來份需求模板。
需求模板不會填怎么辦？找供應(yīng)商，找咨詢公司，找專業(yè)的第三方。
如果IT體量足夠大，要同步推動建立專業(yè)的IT管理部門，由內(nèi)部建立整套的IT評估需求評估管控機制，實現(xiàn)各個部門信息的互通，防止重復(fù)建設(shè)以及信息孤島的產(chǎn)生。
特別需要注意的是，采購千萬別做規(guī)格需求類的確認，防止后期背鍋。
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