今天將通過案例的形式分享與請購相關(guān)內(nèi)部控制缺陷與應(yīng)對措施。
【案例1】
某貿(mào)易企業(yè)，年銷售額超2億元。采購人員采購貨物較為隨意，在采購前沒有與銷售部溝通下月銷售量較大的貨物，也沒有與倉庫部門核對庫存情況。
采購事項(xiàng)發(fā)生前也無審批流程，采購貨物全憑感覺。導(dǎo)致的結(jié)果：企業(yè)庫存數(shù)量急劇加大，采購回來的貨物銷售不出去形成庫存（長時間堆放價值會下降）而客戶需要的貨物倉庫長期缺貨。
【相關(guān)內(nèi)控問題】
1. 采購無計(jì)劃，采購量不足或過多。
2. 沒有經(jīng)過審批流程，缺乏集體決策。
3. 缺乏請購審批，超越權(quán)限審批。
【案例2】
公司的pos系統(tǒng)上線后，倉庫為了提高效率，使用無線掃描槍，為了和無線掃描槍配套，需要購買“WIFI”設(shè)備。公司信息部吳某在實(shí)地查看后，認(rèn)為需要17臺該設(shè)備。該設(shè)備也是吳某親自去采購的，
吳某去電腦城找了兩家供應(yīng)商報(bào)價，A供應(yīng)商報(bào)價為每臺4950元，B供應(yīng)商報(bào)價4200元。而我部在網(wǎng)站上查到同型號、同廠家設(shè)備報(bào)價為2600元。后來軟件公司來做方案，只需要WIFI設(shè)備5臺，多買了12臺。
【相關(guān)內(nèi)控問題】
1.采購申請與采購執(zhí)行沒有形成牽制
2.采購申請沒有相關(guān)人員審批復(fù)核
3.沒有采取多種方式、多渠道詢價
【案例3】
因貪污挪用公款840萬元，一國企官員被判死緩。。沈某用向他人索要的空白合同及空白商業(yè)零售專用發(fā)票，偽造工礦產(chǎn)品購銷合同，
虛擬水電工程處從北京某電纜有限公司購買價值382.6萬元電力電纜的事實(shí)。
指令保管員填寫虛假的材料入庫驗(yàn)收單，然后用寫有187.04萬元和195.6萬元的兩張空白發(fā)票平賬。
【相關(guān)內(nèi)控問題】
1.電力電纜的請購、審批和實(shí)際采購全由沈某一人完成。
2.采購和驗(yàn)收沒有形成牽制。
3.應(yīng)付賬款的控制上對于入賬憑證的審核不嚴(yán)密造成應(yīng)付賬款的入賬依據(jù)不真實(shí)。
通過以上案例可知，采購計(jì)劃不合理的最大風(fēng)險可能是災(zāi)難式的，直接導(dǎo)致企業(yè)巨大損失。
控制采購計(jì)劃風(fēng)險要實(shí)行集體決策，控制要點(diǎn)如下：
1.多部門參與、參與采購決策的主體人員要相當(dāng)專業(yè)
2.建立內(nèi)部溝通機(jī)制，及時獲取庫存、生產(chǎn)、銷售信息
3.將采購計(jì)劃與預(yù)算管理充分結(jié)合
4.對市場的充分預(yù)計(jì)
5.確保采購計(jì)劃審批的權(quán)威性，保證采購信息的充分傳播
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