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（這是“預(yù)算”系列連載的第四篇。本篇的重點(diǎn)，是解決上文兩個(gè)遺留問題的第一個(gè)：制定怎樣的《采購和報(bào)銷制度》，來保障 WAVC 的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，從而提升“預(yù)算”的可信度？）

如果你已經(jīng)讀過前面的三篇文章，WAVC 一定會(huì)給你留下深刻的印象，它是我為攝影行業(yè)創(chuàng)造的，也是我們行業(yè)獨(dú)有的全新指標(biāo)，非常有價(jià)值，請你務(wù)必把它用好！

WAVC 有兩個(gè)身份：它是檢查運(yùn)營現(xiàn)狀的“體溫計(jì)”；它還是“預(yù)算”的“老爹”。毫無疑問，WAVC 的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確有效，嚴(yán)重地影響了，測算出的“預(yù)算”是否可信！

所以，當(dāng)我們要使用 WAVC 進(jìn)行運(yùn)營監(jiān)控，以及要使用 WAVC 來測算成本“預(yù)算”時(shí)，也必須要考慮：如何確保 WAVC 數(shù)值是準(zhǔn)確的，也盡可能是及時(shí)的？

一、《制度》與“預(yù)算”有關(guān)系

怎樣才能讓 WAVC 的數(shù)據(jù)，既準(zhǔn)確又及時(shí)呢？首先，當(dāng)然要為“記錄員”崗位，找到合適的人選。其次，我們再要求記錄員，必須嚴(yán)格遵守《成本劃分規(guī)則》，更要保持認(rèn)真又細(xì)致的工作態(tài)度，…等等。

我想在這里著重說明的是，除了記錄員和她的工作態(tài)度之外，我們還需要《財(cái)務(wù)制度》的幫助。

在“預(yù)算”系列連載的第一篇里，我曾提到過“兩個(gè)點(diǎn)+三件事”。其中的第二件事，就是：頒布《采購和報(bào)銷規(guī)則》。這就是說，為了 WAVC 數(shù)據(jù)的“準(zhǔn)確性”和“及時(shí)性”，我們需要制度上的保障。

哦哦哦，你現(xiàn)在應(yīng)該表現(xiàn)出“煥然大悟”的樣子了！哈哈，原來《財(cái)務(wù)制度》并不是孤立的管理制度，她能幫助我們做“預(yù)算”，她跟“預(yù)算”的關(guān)系，相當(dāng)?shù)亍皶崦痢眴眩?/p>

二、老板要做表率

在影樓或攝影工作室，《財(cái)務(wù)制度》的主體，可等同于《采購及報(bào)銷制度》(以下用《制度》來代表)。

各個(gè)公司的內(nèi)部制度，條款和形式都各不相同，但《制度》中的核心條款，至少應(yīng)該要，首先起到這樣的作用：要求全員配合，共同保障財(cái)務(wù)記錄的“準(zhǔn)確性”和“及時(shí)性”！然后才可能是其它。

你現(xiàn)在可以回顧一下你公司的《制度》，其中的那些條款，是否已具備了，保障財(cái)務(wù)記錄“準(zhǔn)確”和“及時(shí)”的作用？如果沒有，應(yīng)該立即修訂。我說的是：立刻、馬上、現(xiàn)在，不容拖延！

另外，看在 WAVC 和“預(yù)算”(其實(shí)就是利潤)的份上，老板自己也應(yīng)該模范地遵守《制度》中的相關(guān)規(guī)則，為全員做出表率。

三、《制度》中的三個(gè)要素

小規(guī)模公司的《制度》，應(yīng)該簡明扼要，方便全員理解和執(zhí)行。同時(shí)，作為“準(zhǔn)確性”和“及時(shí)性”的保障，這三個(gè)要素，在《制度》中不能缺少，而且應(yīng)該提出明確的行為規(guī)范：“設(shè)置采購權(quán)限”、 “嚴(yán)格報(bào)銷時(shí)限”、“執(zhí)行審批程序”。讓我來解釋一下：

1．設(shè)置采購權(quán)限，這是指：某些主管，能夠享有“先買后報(bào)銷”的金額權(quán)限，比如：低于200元的采購和支出。超過這個(gè)權(quán)限金額的任何采購和支出，都必須遵守“先申請?jiān)俨少?/strong>”的原則。

設(shè)置采購金額權(quán)限的目的：一方面，要讓發(fā)生在一線的小額支出，始終保持高度的靈活性；另一方面，配合“采購審批程序”，我們可以有效地防止，大額采購”超預(yù)算“現(xiàn)象的發(fā)生。通過審批《采購申請表》，老板有機(jī)會(huì)在采購發(fā)生之前，將該采購事項(xiàng)與“預(yù)算”進(jìn)行比對。立刻就能知道，在該項(xiàng)細(xì)分成本上，還有多少“余額”可花？該采購事項(xiàng)是在“預(yù)算內(nèi)”？還是已經(jīng)“超預(yù)算”？是否必須給予“追加“？

并不是所有的主管，都需要賦予采購權(quán)限。老板可以根據(jù)主管的實(shí)際工作需要，來做決定。只把采購權(quán)限賦予那些，有特定需求的管理人員。采購權(quán)限的金額大小，也可以根據(jù)需要定期降低或提高。（小貼士：采購權(quán)限的具體金額，比如：200元以下，不要直接寫在《制度》里面，每次調(diào)整金額的時(shí)候，就不用去改《制度》了）。

2．嚴(yán)格報(bào)銷時(shí)限，這是指：無論哪一種類型的采購支出，都必須在規(guī)定的時(shí)間期限內(nèi)，比如：從支付發(fā)生日起 30天之內(nèi)，完成報(bào)銷。

為報(bào)銷設(shè)置“時(shí)限”，目的是為了提升財(cái)務(wù)記錄的及時(shí)性，避免漏記，從而盡可能的，降低 WAVC 數(shù)據(jù)的滯后程度。試想，如果有一大堆花費(fèi)，在三、五個(gè)月之后才來報(bào)銷的話，支出記錄與實(shí)際支出之間，就存在了偏差，WAVC 也就不準(zhǔn)確了。“溫度計(jì)”不準(zhǔn)確，公司運(yùn)營現(xiàn)狀不明確，依此測算的“預(yù)算”，當(dāng)然也就不太靠譜了。

3．執(zhí)行審批程序，這是指：從發(fā)起采購申請、審批采購申請、執(zhí)行采購并支付、確認(rèn)收貨、回收票據(jù)、直到報(bào)銷完畢的整個(gè)過程中，所需要經(jīng)歷的審批路線，審批責(zé)任人，以及相關(guān)職責(zé)。（下圖為參考案例）

與采購權(quán)限相配合，執(zhí)行審批程序的目的，仍然是為了讓“預(yù)算”，在實(shí)際工作中，能真正起到作用。有關(guān)審批程序的執(zhí)行，有三個(gè)點(diǎn)，我想要特別說明：

第一，我始終堅(jiān)持，發(fā)起采購申請的主管，必須要填寫書面的《采購申請表》。在《采購申請表》中，必須要寫明采購的原因。從填寫的采購原因當(dāng)中，老板能清晰地感知到，下級主管對日常工作細(xì)節(jié)的熟悉程度，甚至還能作為主管工作態(tài)度的佐證。鼓勵(lì)一線主管多多“動(dòng)動(dòng)筆”，是對主管的培養(yǎng)。

第二，除特殊情況外，得到批準(zhǔn)的采購申請，均由公司負(fù)責(zé)支付和后續(xù)報(bào)銷。一方面，可以規(guī)避員工經(jīng)手支付帶來的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，可以提高采購后報(bào)銷的工作效率，對財(cái)務(wù)記錄的“及時(shí)性”有貢獻(xiàn)。

第三，老板必須親自簽批，“所有”的采購申請和報(bào)銷。這就是說，老板的“一只筆”，是公司唯一的審批窗口。公司只留一個(gè)審批窗口，可以大大降低財(cái)務(wù)管理的復(fù)雜程度，公司“預(yù)算”的執(zhí)行難度，也大大地降低了。

老板太忙了，公司所有的采購申請和報(bào)銷，都必須給他批。會(huì)不會(huì)忙不過來呢？

沒關(guān)系的，我們推出“定時(shí)審批”的規(guī)定。

四、定時(shí)審批

定時(shí)審批，這是指：公司每周僅在固定的時(shí)間，比如：每周二下午14:00點(diǎn)，進(jìn)行1次例行的審批工作，其他時(shí)間不再進(jìn)行采購和報(bào)銷審批。這就要求各級主管，在每周固定的”審批時(shí)間”之前，提前準(zhǔn)備并提交自己的《采購申請》和《報(bào)銷單》。

每周只批一次，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在 7 天內(nèi)相對穩(wěn)定，給老板留出了足夠的時(shí)間。每周一次的審批會(huì)議，也是老板與財(cái)務(wù)人員，絕佳的互動(dòng)和溝通機(jī)會(huì)。

每周只批一次，一線會(huì)不會(huì)覺得不太方便呢？當(dāng)然不會(huì)！僅僅 7 天而已，反而可以倒逼一線主管，養(yǎng)成一定程度的提前規(guī)劃意識，何樂而不為？

五、預(yù)借現(xiàn)金和工作備用金

除了《采購和報(bào)銷制度》，公司還可以對“預(yù)借現(xiàn)金”，以及“工作備用金”進(jìn)行規(guī)范。它們可以避免員工大額墊款，但對財(cái)務(wù)記錄的“準(zhǔn)確性”和“及時(shí)性”，并沒有什么影響。我在這里就不再累述了。

請繼續(xù)閱讀下文。這是“預(yù)算”系列連載的第四篇，下一篇解讀：如何讓“預(yù)算”能夠跟得上，實(shí)際業(yè)績與目標(biāo)之間的偏差和波動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)利潤最大化呢？