在生活工作中,我們可能會(huì)經(jīng)歷采購(gòu)核算的過(guò)程?;趯?duì)供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)的關(guān)系以及財(cái)務(wù)的整體框架的梳理,本文重點(diǎn)來(lái)拆解一下采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算細(xì)節(jié),希望對(duì)你有所啟發(fā)。
前言
由于對(duì)財(cái)務(wù)一知半解,在學(xué)習(xí)的過(guò)程中,我總覺(jué)得財(cái)務(wù)是個(gè)比供應(yīng)鏈還要枯燥和晦澀的領(lǐng)域,供應(yīng)鏈雖然也比較晦澀,但我們可以去現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)的感受到物流和信息流的變動(dòng),那流動(dòng)的實(shí)物,就像血液在心臟里的收縮一樣,讓供應(yīng)鏈有了靈魂和呼吸。而且在供應(yīng)鏈領(lǐng)域里,無(wú)論是業(yè)務(wù)還是系統(tǒng)建設(shè),通常是不同的部門(mén)負(fù)責(zé)不同的職責(zé),干好本職工作就行,雖然有協(xié)同,但是相對(duì)解耦。
而財(cái)務(wù)處理的全都是信息的匯集和計(jì)算,通常一個(gè)報(bào)表就要涉及到所有部門(mén)聯(lián)動(dòng),一旦出錯(cuò),自上而下都要跟著調(diào)整,而且還涉及到各種合規(guī)限制(主體合規(guī)、稅務(wù)合規(guī)),通常一個(gè)項(xiàng)目一旦涉及到財(cái)務(wù)部門(mén),難度系數(shù)就會(huì)大大增大,這也是很多業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起項(xiàng)目時(shí),通常不愿意讓財(cái)務(wù)參與的原因(但是又躲不過(guò),生生的無(wú)奈)。在他們看來(lái),財(cái)務(wù)就是古板先生,業(yè)務(wù)前進(jìn)路上的絆腳石,因?yàn)殚_(kāi)會(huì)時(shí),財(cái)務(wù)部的同事說(shuō)得最多的就是“不行”、“不合規(guī)”這些詞。
(這里木筆只是描述一些公司的現(xiàn)狀,對(duì)財(cái)務(wù)并沒(méi)有偏見(jiàn)哈,相反,我本人是非常欣賞財(cái)務(wù)同學(xué)的專(zhuān)業(yè)和鐵面無(wú)私的,哈哈)
上一篇文章,我們梳理了供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)的關(guān)系,以及財(cái)務(wù)的整體框架,感興趣的朋友可以回顧前一篇《業(yè)財(cái)一體化:從供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)核算的全貌解析》,本篇文章,我們重點(diǎn)來(lái)拆解一下采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算細(xì)節(jié)。
01 采購(gòu)入庫(kù)與財(cái)務(wù)核算全流程?
根據(jù)付款時(shí)機(jī)的不同,主要有兩種采購(gòu)入庫(kù)類(lèi)型:現(xiàn)購(gòu)和賒購(gòu)。
①現(xiàn)購(gòu):一手交錢(qián),一手交貨,貨款當(dāng)面結(jié)清。
②賒購(gòu):購(gòu)銷(xiāo)雙方利用商業(yè)信用交易,先接收貨物,再支付賬款。
現(xiàn)購(gòu)就像我們?nèi)コ匈I(mǎi)東西,想要把商品拿走,必須先支付。賒購(gòu)就像我們小時(shí)候去隔壁王叔叔的小賣(mài)部買(mǎi)雪糕,先記賬,等拿到零花錢(qián)了再補(bǔ)上。
企業(yè)與企業(yè)之間的采購(gòu)行為,賒購(gòu)比較常見(jiàn),購(gòu)銷(xiāo)雙方基于采購(gòu)合同送貨,到達(dá)賬期后,再支付采購(gòu)賬款。賒購(gòu)模式下,因?yàn)殄X(qián)貨不同步,在進(jìn)行財(cái)務(wù)記賬時(shí),就會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付賬款和暫估入庫(kù)等一系列財(cái)務(wù)行為。
下圖為賒購(gòu)模式下的采購(gòu)入庫(kù)及采購(gòu)核算全流程:
采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)全流程(賒購(gòu))
①采購(gòu)員發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng),審批通過(guò)后,開(kāi)始和供應(yīng)商談判、簽合同;
②有些采購(gòu)需要支付預(yù)付款,供應(yīng)商才發(fā)貨,這時(shí),需要先向財(cái)務(wù)申請(qǐng)支付預(yù)付款;
③供應(yīng)商送貨到指定倉(cāng)庫(kù),倉(cāng)庫(kù)收貨入庫(kù)后,財(cái)務(wù)以入庫(kù)明細(xì)做暫估入庫(kù),核算存貨成本;
④供應(yīng)商的發(fā)票送達(dá)財(cái)務(wù)以后,生成應(yīng)付單沖暫估,出納基于應(yīng)付單給供應(yīng)商支付余款。
在財(cái)務(wù)處理的過(guò)程中,預(yù)付款、應(yīng)付款、付款和存貨都會(huì)生成對(duì)應(yīng)的總賬憑證。
02 退供應(yīng)商與財(cái)務(wù)核算全流程
如果采購(gòu)的商品賣(mài)不動(dòng),或者出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題,按照采購(gòu)合同約定,如果供應(yīng)商愿意接收退貨的話(huà),可以對(duì)商品進(jìn)行退供應(yīng)商。退供應(yīng)商是采購(gòu)入庫(kù)的逆向流程,即公司將商品發(fā)給供應(yīng)商,供應(yīng)商把錢(qián)退給公司。
退供應(yīng)商的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)核算流程如下圖所示:
退供應(yīng)商業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)全流程(賒購(gòu))
①采購(gòu)員發(fā)起退供應(yīng)商申請(qǐng),在系統(tǒng)中創(chuàng)建退供單,退供單一般需要指定退供的批次,可以基于原采購(gòu)入庫(kù)單創(chuàng)建,也可以基于商品的批次庫(kù)存創(chuàng)建;
②倉(cāng)庫(kù)接到退供單以后,按照需要退供的商品明細(xì)揀貨發(fā)貨,發(fā)貨明細(xì)回傳采購(gòu)系統(tǒng);
③供應(yīng)商收到商品以后,辦理退款(前提是已經(jīng)收到了企業(yè)的采購(gòu)付款);
④財(cái)務(wù)基于發(fā)貨明細(xì)對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行沖紅處理,并生成總賬憑證
03 采購(gòu)入庫(kù)的業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)信息流
從采購(gòu)開(kāi)始到最終的財(cái)務(wù)付款流程中,單據(jù)流向如下圖所示(當(dāng)然每家公司業(yè)務(wù)不一樣,在設(shè)計(jì)時(shí),各單據(jù)之間的處理方式未必相同,所以本圖僅供參考):
采購(gòu)入庫(kù)單據(jù)流向
①采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單后,采購(gòu)系統(tǒng)中會(huì)生成一張采購(gòu)單,記錄向供應(yīng)商采購(gòu)的商品和采購(gòu)成本等信息;
②庫(kù)房收到供應(yīng)商的來(lái)貨后操作入庫(kù),會(huì)生成倉(cāng)庫(kù)的入庫(kù)單,記錄實(shí)際入庫(kù)的商品批次、數(shù)量信息,此入庫(kù)信息也會(huì)同步給采購(gòu)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng);
③財(cái)務(wù)系統(tǒng)基于入庫(kù)明細(xì)和采購(gòu)成本生成向供應(yīng)商付款的應(yīng)付單,應(yīng)付單記錄應(yīng)該向供應(yīng)商支付的款項(xiàng),以及已經(jīng)支付和結(jié)算的款項(xiàng)信息;
④到賬期后,需要向供應(yīng)商付款,采購(gòu)員(或財(cái)務(wù))會(huì)基于應(yīng)付單提交付款申請(qǐng),申請(qǐng)財(cái)務(wù)付款。付款申請(qǐng)單記錄本次需要向供應(yīng)商支付的款項(xiàng),需要關(guān)聯(lián)應(yīng)付單;
⑤財(cái)務(wù)出納基于付款申請(qǐng)單x向供應(yīng)商支付應(yīng)付賬款,生成付款單,并將付款單與發(fā)票進(jìn)行核銷(xiāo)。付款單記錄付款人、付款金額和付款方式等信息。
04 什么是財(cái)務(wù)預(yù)付款?
在采購(gòu)時(shí),如果與供應(yīng)商的合作不是很深入,或者商品比較緊俏,供不應(yīng)求時(shí),在采購(gòu)時(shí)需要提前支付一部分采購(gòu)費(fèi)用,類(lèi)似于定金,這部分金額稱(chēng)為預(yù)付款。
支付過(guò)預(yù)付款的商品,在財(cái)務(wù)核算時(shí)會(huì)與采購(gòu)應(yīng)付款進(jìn)行沖銷(xiāo),即實(shí)際支付采購(gòu)款項(xiàng)時(shí),只需要支付剩余的金額即可,例如采購(gòu)金額100元,提前預(yù)付款30元,則采購(gòu)入庫(kù)以后,還需付款70元。
常見(jiàn)的預(yù)付款有兩種方式:第一種是和采購(gòu)訂單掛鉤,按照采購(gòu)訂單的金額支付一定比例的預(yù)付款金額;第二種是和采購(gòu)訂單不掛鉤,即簽訂合同后就支付一部分定金,然后才下采購(gòu)單。
第一種預(yù)付款在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上相對(duì)清晰,采購(gòu)發(fā)票、預(yù)付款、應(yīng)付款、付款單可以自動(dòng)完成勾稽和核銷(xiāo)(勾稽和核銷(xiāo)下面我們來(lái)介紹),而第二種預(yù)付款無(wú)法很好的關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單,處理財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款時(shí)只能人工勾稽和核銷(xiāo),財(cái)務(wù)處理上會(huì)相對(duì)繁瑣一些。
05 啥叫暫估入庫(kù)?
暫估,顧名思義,就是暫時(shí)估算的意思。暫估入庫(kù)指的是企業(yè)購(gòu)買(mǎi)商品,商品已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù),但是企業(yè)還沒(méi)有收到發(fā)票,在月末合理估計(jì)入庫(kù)成本。
為什么要暫估呢?我的理解是財(cái)務(wù)是以發(fā)票做最終結(jié)算依據(jù)的,但現(xiàn)實(shí)情況下,供應(yīng)商往往會(huì)先送貨,再補(bǔ)發(fā)票,這就會(huì)導(dǎo)致商品先入庫(kù)了,發(fā)票還沒(méi)到的情況。但既然實(shí)物已經(jīng)入庫(kù)了,就應(yīng)該做財(cái)務(wù)的核算,但沒(méi)有發(fā)票怎么辦?那就只好先以入庫(kù)明細(xì)做暫估入庫(kù)咯。
暫估入庫(kù)后,會(huì)基于采購(gòu)入庫(kù)明細(xì)生成入庫(kù)成本和暫估應(yīng)付單,待真實(shí)發(fā)票錄入以后,會(huì)對(duì)暫估進(jìn)行回沖,然后以真實(shí)的發(fā)票金額進(jìn)行結(jié)算。
暫估入庫(kù)
暫估回沖時(shí),如果發(fā)生了實(shí)際確認(rèn)的入庫(kù)成本與暫估金額不一致,該如何處理呢?財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)實(shí)際成本與暫估金額的差額自動(dòng)生成暫估補(bǔ)差單來(lái)調(diào)整入庫(kù)成本,若實(shí)際成本大于暫估成本,則生成一張金額為正的暫估補(bǔ)差單;反之,則生成一張金額為負(fù)的暫估補(bǔ)差單。
關(guān)于入庫(kù)成本的計(jì)算,我們?cè)诤罄m(xù)梳理財(cái)務(wù)存貨功能時(shí)再詳聊。
06 財(cái)務(wù)勾稽與核銷(xiāo)
介紹兩個(gè)會(huì)計(jì)在編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)常用的財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ):勾稽和核銷(xiāo)。
勾稽:也叫鉤稽。是指某個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)表和另一個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)表之間以及本會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目的內(nèi)在邏輯對(duì)應(yīng)關(guān)系,如果不相等或不對(duì)應(yīng),這說(shuō)明會(huì)計(jì)報(bào)表編制出現(xiàn)問(wèn)題。在采購(gòu)入庫(kù)的財(cái)務(wù)處理環(huán)節(jié),勾稽發(fā)票的意思是將外購(gòu)入庫(kù)單與發(fā)票設(shè)置成關(guān)聯(lián)單據(jù),相互鎖死,聯(lián)查單據(jù)相互可以照應(yīng)。已勾稽的發(fā)票才能執(zhí)行入庫(kù)核算。
核銷(xiāo):核指的是“審核、核實(shí)”,銷(xiāo)指的是“注銷(xiāo)、銷(xiāo)賬”,是對(duì)即將入賬的記錄與原始記錄做關(guān)聯(lián)銷(xiāo)賬的過(guò)程。在入庫(kù)付款環(huán)節(jié),核銷(xiāo)是確定付款單與原始發(fā)票、應(yīng)付單之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的操作,即指明每一次付款是支付哪筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的款項(xiàng),只有經(jīng)過(guò)核銷(xiāo)的應(yīng)付單才能真正作為付款處理。
簡(jiǎn)單的說(shuō),勾稽就是將兩個(gè)單據(jù)之間相互關(guān)聯(lián),核銷(xiāo)就是對(duì)于對(duì)單據(jù)進(jìn)行核實(shí)并銷(xiāo)賬。
勾稽與核銷(xiāo)
07 講一個(gè)采購(gòu)的案例
最后,我們以一個(gè)實(shí)際業(yè)務(wù)案例來(lái)理一下采購(gòu)的財(cái)務(wù)核算、預(yù)付款、暫估入庫(kù)、采購(gòu)?fù)素浀攘鞒獭?/p>
老李是X公司的采購(gòu)員,負(fù)責(zé)食品的采購(gòu),馬上要到七夕節(jié)了,需要提前備一批巧克力做促銷(xiāo),老王向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)后,以11.3元/盒的含稅成本價(jià)采購(gòu)了1000盒,共計(jì)需支付采購(gòu)貨款11300元?!高@是采購(gòu)流程」
按照合同約定,需要先支付采購(gòu)訂單金額20%的預(yù)付款,于是老李向財(cái)務(wù)申請(qǐng)了2260元(11300*20%)的預(yù)付款,7月1日,財(cái)務(wù)出納打款?!高@是預(yù)付款流程」
7月5日,供應(yīng)商按時(shí)將1000盒巧克力送往X公司的庫(kù)房,庫(kù)房分批收貨入庫(kù)。入庫(kù)明細(xì)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中生成暫估入庫(kù)記錄?!高@是暫估入庫(kù)流程」
7月10日,老李收到供應(yīng)商郵寄來(lái)的采購(gòu)增值稅發(fā)票,遞交財(cái)務(wù)錄入系統(tǒng)后,生成實(shí)際應(yīng)付單,系統(tǒng)以實(shí)際應(yīng)付入賬,并回沖暫估應(yīng)付?!高@是實(shí)際應(yīng)付沖暫估」
7月20日,到了付款日期,老李根據(jù)應(yīng)付單向財(cái)務(wù)申請(qǐng)支付供應(yīng)商尾款9040元(本應(yīng)付單已預(yù)付2260元,還剩9040元)?!高@是付款申請(qǐng)流程」
7月25日,付款申請(qǐng)審核通過(guò)后,出納基于付款申請(qǐng)向供應(yīng)商的銀行轉(zhuǎn)賬9040元,并在系統(tǒng)里生成付款單,本付款單與應(yīng)付單和發(fā)票進(jìn)行核銷(xiāo)?!高@是付款流程」
8月10日,七夕過(guò)后,巧克力還剩200盒,按照合同約定,老李在采購(gòu)系統(tǒng)中創(chuàng)建退供單,按原價(jià)將剩余庫(kù)存退給供應(yīng)商,倉(cāng)庫(kù)按照退供單中的信息發(fā)貨「這是退供應(yīng)商流程」
8月15日,供應(yīng)商收到倉(cāng)庫(kù)發(fā)出的退貨后,為X公司辦理退款2260。財(cái)務(wù)收到退款后,創(chuàng)建退款單記錄回款,并生成一張金額為負(fù)數(shù)的應(yīng)付單回沖原應(yīng)付單?!高@是退款的財(cái)務(wù)流程」
專(zhuān)欄作家
scm木筆,微信公眾號(hào):供應(yīng)鏈產(chǎn)品筆記,人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專(zhuān)欄作家,著有《實(shí)戰(zhàn)供應(yīng)鏈》一書(shū),成為既懂業(yè)務(wù)又懂系統(tǒng)的供應(yīng)鏈實(shí)戰(zhàn)專(zhuān)家
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