這里說(shuō)的酒水包括煙、酒、茶葉和其他保健養(yǎng)生品，主要用于對(duì)外招待或送禮。
在企業(yè)中，雖然是行政部門在管理倉(cāng)庫(kù)，但采購(gòu)、領(lǐng)用和報(bào)銷受財(cái)務(wù)部門意志影響較大，程序復(fù)雜而無(wú)用！
內(nèi)部審計(jì)人員，有一個(gè)好處就是：能全面和系統(tǒng)地看待問(wèn)題，因?yàn)閱渭儚男姓芾斫嵌然騿渭冐?cái)務(wù)管理角度看問(wèn)題，都不全面。
今天就簡(jiǎn)單嘮嘮，如何讓酒水管理更便捷，更有效。
一、最省事兒的處理方式
對(duì)于招待較少的企業(yè)，不需要做倉(cāng)庫(kù)，也不需行政人員參與酒水領(lǐng)用管理，直接由財(cái)務(wù)部門報(bào)銷酒水費(fèi)用。
買后就入費(fèi)用：
借：管理費(fèi)用（營(yíng)銷費(fèi)用）
貸：銀行存款。
財(cái)務(wù)人員直接控制總的費(fèi)用預(yù)算就行。
這種管理不是本文要說(shuō)的重點(diǎn)。
二、一般企業(yè)常用的管理方式
一般大一點(diǎn)的集團(tuán)公司，都會(huì)有自己的酒水倉(cāng)庫(kù)，有專門的行政人員管理。
根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)范要求，此類招待用品購(gòu)買后不立刻使用的話，需要先入庫(kù)存商品，等領(lǐng)用了，再計(jì)入相應(yīng)部門或公司的招待費(fèi)用。
這時(shí)，公司為了規(guī)范化管理，會(huì)進(jìn)行如下操作（不考慮稅費(fèi)，因?yàn)檫M(jìn)項(xiàng)增值稅基本是抵不了的）。
買入時(shí)，
借：庫(kù)存商品
貸：銀行存款。
領(lǐng)用時(shí)，
借：管理費(fèi)用
貸：庫(kù)存商品
這種賬務(wù)處理方法，和企業(yè)管理相關(guān)。
集團(tuán)公司只有一個(gè)倉(cāng)庫(kù)的，統(tǒng)一采購(gòu)再分開(kāi)領(lǐng)用。
集團(tuán)和各分子公司各有一套倉(cāng)庫(kù)的：分開(kāi)采購(gòu)或統(tǒng)一采購(gòu)分開(kāi)領(lǐng)用。
哪個(gè)公司或部門領(lǐng)用了，就入到哪個(gè)部門的費(fèi)用中，哪個(gè)公司領(lǐng)用就入到哪個(gè)公司費(fèi)用，這樣很公平。
這造成了什么問(wèn)題？
（1）可能分設(shè)多個(gè)倉(cāng)庫(kù)，浪費(fèi)多個(gè)行政管理人員；
（2）雖分公司開(kāi)票，但采購(gòu)量與實(shí)際使用不一致，造成各公司都有庫(kù)存節(jié)余。
（3）因?yàn)楦鞴举~分得清楚，庫(kù)存不一樣，就會(huì)有公司之間的借用，來(lái)回借用多了，盤點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)時(shí)，常常數(shù)量就對(duì)不上，賬也不好理。
（4）財(cái)務(wù)方面還得做兩次賬，入庫(kù)一次，出庫(kù)一次，不同公司每次都得分開(kāi)做；
（5）需要制作《出入庫(kù)單據(jù)》和《領(lǐng)用申請(qǐng)單》，采購(gòu)時(shí)做入庫(kù)，領(lǐng)用時(shí)做出庫(kù)。
這么說(shuō)吧，這樣正規(guī)的處理方法，比之簡(jiǎn)單的做法，工作量起碼增加了十倍不止。
三、快捷簡(jiǎn)易的做法
1.財(cái)務(wù)管理方面
購(gòu)入時(shí)，財(cái)務(wù)人員一次性入費(fèi)用，分別入到不同公司，不用分部門（可入成本的也可分部門），各公司一筆分錄就完工。
好處：
（1）各公司賬上無(wú)庫(kù)存商品余額；
（2）領(lǐng)用時(shí)不必再做賬，買時(shí)可能上百件買，用時(shí)一件一件領(lǐng)用，做賬的工作量省的不是一點(diǎn)半點(diǎn)；
（3）稅務(wù)籌劃，哪個(gè)公司收入多，就將費(fèi)用多入些，避稅。
（4）還可以統(tǒng)籌后，計(jì)入員工福利費(fèi)，不必全入到招待費(fèi)（僅60%可抵），可省所得稅；
（5）預(yù)算控制只按行政統(tǒng)計(jì)的領(lǐng)用數(shù)據(jù)，計(jì)入預(yù)算統(tǒng)計(jì)表內(nèi)就行，不需扒拉賬上數(shù)據(jù)，也不需每月賬表核對(duì)，省了不少事兒。
2.行政人員的倉(cāng)庫(kù)管理
不必做出入庫(kù)單，只需《領(lǐng)用申請(qǐng)單》就行；然后登記領(lǐng)用臺(tái)賬：公司部門、領(lǐng)用人和金額。月底做個(gè)統(tǒng)計(jì)表，報(bào)給財(cái)務(wù)，所有出入庫(kù)單據(jù)和《領(lǐng)用申請(qǐng)單》不必再給財(cái)務(wù)。
好處：
（1）只需設(shè)立一個(gè)倉(cāng)庫(kù)。管理人員一人就夠，甚至還可兼職做其他的；
（2）少了出入庫(kù)登記，僅保留《領(lǐng)用申請(qǐng)單》和臺(tái)賬，省不少工作量；
（3）倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)時(shí)不必分公司盤點(diǎn)，一個(gè)倉(cāng)庫(kù)就夠了；
（4）公司之間借用直接變更領(lǐng)用單，公司間不用天天往來(lái)對(duì)賬。
四、疑問(wèn)解答
疑問(wèn)1：不做出入庫(kù)單，財(cái)務(wù)人員就不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用多了，不能及時(shí)控制預(yù)算？
答：現(xiàn)實(shí)中，就算有出入庫(kù)單，有幾個(gè)財(cái)務(wù)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)？有幾個(gè)財(cái)務(wù)通過(guò)賬上的數(shù)字控制預(yù)算？壓根兒沒(méi)有！最終還是靠行政報(bào)的統(tǒng)計(jì)表來(lái)控制；
真要?jiǎng)討B(tài)控制，完全可交給行政部門來(lái)控制。
疑問(wèn)2：采購(gòu)時(shí)，就提前確定了哪個(gè)公司發(fā)生多少費(fèi)用，結(jié)果可能與實(shí)際不符！
答：為什么要相符？單單為了“財(cái)務(wù)規(guī)范”,國(guó)家稅局也不管你入到哪個(gè)部門呢？預(yù)算控制全在線下，怎么入賬不影響費(fèi)用控制。
疑問(wèn)3：提前定哪個(gè)公司，稅局會(huì)說(shuō)你造假賬，一次計(jì)那么多費(fèi)用？
答：不要太死腦筋。要懂得分公司，分部門，也不要全用在管理招待上，可以用在營(yíng)銷招待和福利費(fèi)上。另外，稅局也不會(huì)真去盤點(diǎn)你的倉(cāng)庫(kù)，不會(huì)看哪些用了，哪些沒(méi)用，只要不是幾百上千萬(wàn)的屯貨，人家沒(méi)那閑工夫查你。
疑問(wèn)4：一看某月招待費(fèi)多，會(huì)不會(huì)有政府人員來(lái)查有行賄行為？
答：出入庫(kù)在線下，好處就是不怕查。我們公司原來(lái)被檢查院的人找上門過(guò)，政府有人出事了，查公司的外聯(lián)人員。
此種操作，采購(gòu)時(shí)一次入賬，就無(wú)法精確到具體招待日期，而《領(lǐng)用申請(qǐng)單》是不入財(cái)務(wù)賬的（而且可以隨時(shí)銷毀），就是有人查，也只能看到成批的采購(gòu)，看不到具體什么時(shí)間消費(fèi)？看不到招待了誰(shuí)或向誰(shuí)送禮？更加安全！
管理過(guò)程需要注意的一點(diǎn)就是：把握“度”，什么事兒做過(guò)頭了，就不如不做。
有些公司已經(jīng)這樣做了，但有的公司還是很原始的！
如有財(cái)務(wù)人員或者行政人員看了這篇文章，希望能理解這種做法，并力行哈！
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