編者按：
隨著信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，借助專業(yè)化工具對招標業(yè)務(wù)進行全流程化的管理已是行業(yè)內(nèi)的迫切需求。本文主要通過對招標信息化發(fā)展現(xiàn)狀進行分析，結(jié)合招標管理的工作特點，探索信息化工具在招標投標活動中的應用場景，并提出推行集成信息化工具的招標業(yè)務(wù)工具箱的建議。
信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等與人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大地提高各種行為效率。具體到當下，信息化就是通過借助傳統(tǒng)計算機的信息管理功能并結(jié)合近年發(fā)展迅速的云計算、大數(shù)據(jù)及人工智能等新興技術(shù)，把繁瑣的工作通過數(shù)字化處理，或基于數(shù)據(jù)化直接調(diào)用或指導到工作中。在招標投標行業(yè)中推行一套集成信息化工具的招標業(yè)務(wù)工具箱已成為必然的發(fā)展趨勢。
一 當前招標信息化發(fā)展中存在的問題
雖然信息化發(fā)展取得了一定的成就，然而，相對于其他行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等的融合程度，招標行業(yè)還存在一些不足：一是招標過程的電子化程度還不足。電子交易平臺主要關(guān)注的是招標投標交易過程，其涉及的功能模塊很難覆蓋整個招標過程；二是信息互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享共用還存在很大差距。由于管理的相對獨立性和信息化發(fā)展的不協(xié)調(diào)性，各系統(tǒng)間目前大多還處于獨立運行階段。比如各電子交易平臺之間，電子交易平臺與企業(yè)管理信息系統(tǒng)、工商信用信息公示平臺、建筑業(yè)企業(yè)監(jiān)督管理平臺等系統(tǒng)之間的信息交互還沒有完全實現(xiàn)，這使得信息的傳遞和數(shù)據(jù)的運用受到了極大的阻礙；三是招標投標數(shù)據(jù)庫的應用不足，沒有發(fā)揮出大數(shù)據(jù)分析所能帶來的便利以及為招投標各方提供更好的決策支撐。以上不足，為推行招標業(yè)務(wù)工具箱提供了條件。
二 信息化工具在招投標活動中的應用場景
1.為招標人提供前期咨詢
招標人是整個招標活動的主體，招標活動由其發(fā)起，最終目的是為了實現(xiàn)招標人的目的，其在整個招標活動中起著舉足輕重的作用。但由于有些招標人的招標知識缺乏，加之招標本身具有很強的專業(yè)性，在招標準備工作中相對效率較低；同時，招標人雖然是最了解項目需求的主體，但是在項目需求轉(zhuǎn)化為招標需求的過程中，卻常常出現(xiàn)所設(shè)置的招標需求無法符合項目實際所需的情況，嚴重影響招標目的的實現(xiàn)。
通過配置信息化工具，可以為招標人提供更好的前期咨詢并輔助招標方案的編制。首先，在招標準備工作中，信息化工具可以提醒需求缺失，并對準備的方式方法和內(nèi)容起到協(xié)助智能優(yōu)化作用。通過信息的共享和有效的溝通，可以為招標人提供招標相關(guān)內(nèi)容的合理咨詢；對于招標需求設(shè)置，工程項目可借助完備的建筑信息化模型（BIM）技術(shù)，將全生命周期中各個不同階段的工程信息和資源等龐雜且專業(yè)的內(nèi)容集成在一個模型中，成為可視即可得，化繁雜為簡明，為招標人的招標需求設(shè)置提供便利。對于產(chǎn)品類項目，可以使用計算機輔助設(shè)計(CAD)技術(shù)形成的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理(PDM)技術(shù)或產(chǎn)品生命周期管理（PLM）技術(shù)相集成，并通過集成產(chǎn)品開發(fā)（IPD）技術(shù)形成的信息智能化成果，實現(xiàn)簡明且真實反映招標項目需求的目的。
2.為招標代理機構(gòu)提供業(yè)務(wù)管理支持
招標代理機構(gòu)在具體招標項目的實施過程中須執(zhí)行一系列的法定程序。通過配置信息化工具，可以實現(xiàn)前期招標需求到招標文件的直接引用，即在形成招標需求的過程中，自動形成招標文件。還可將目前的招標文件進一步模塊化，形成固定約定、客觀應答和主觀應答三個部分。固定約定和客觀應答部分，如同考試的機讀卡閱卷一樣，自動判定結(jié)果。主觀應答部分，可借助計算機和人工智能的邏輯分析能力輔助評判，此舉不但提高了評委等參與各方的質(zhì)效，還可以輔助解決評委專業(yè)知識不足等問題。
3.為投標人提供投標智能支持
就目前來看，有些投標人會因標書制作人員因疏漏、粗心等原因，導致投標文件無法滿足招標文件實質(zhì)性條款而被否決掉。通過配置信息化工具，可以方便地實現(xiàn)信息精確獲??；針對投標應答，在工具的輔助下，完全可以實現(xiàn)投標應答的配對檢索，減少甚至消滅人為失誤，杜絕因此情形其投標被否決的情況。此外，智能化時代對信息和數(shù)據(jù)的分析，甚至可以為投標人提供中標概率參考，為投標提供智能化支持。
4.為招標投標各方提供信息共享共用的平臺
信息的共享共用，不但可以提高招標行業(yè)人力及軟硬件資源的利用效率，而且對于目前存在的各類投標造假、圍標串標等行為也將起到抑制作用。目前國家已開放了“全國建筑市場監(jiān)管公共服務(wù)平臺”“企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”及“全國增值稅查詢平臺”等平臺供公眾使用，各單位的資質(zhì)情況、信用情況以及業(yè)績情況等，都可以通過信息的共享共用得到客觀證實。
通過配置信息化工具，建立公用接口實時獲取并根據(jù)需求推送相關(guān)信息，進一步提升信息的共享共用效率。在部分電子交易平臺沒有完全開放對外數(shù)據(jù)共享接口的情況下，可以按需通過與內(nèi)部工具實現(xiàn)一對一匹配獲取信息。當投標應答與實際不符時，系統(tǒng)自動報警并提示；對于不誠信投標人的處罰，也可作為共享共用的信息，經(jīng)審核后上傳至云數(shù)據(jù)庫并運用到以后的招標投標活動中。
在智能化趨勢下，隨著人工智能的飛速發(fā)展，龐大的數(shù)據(jù)積累到一定程度，智能系統(tǒng)通過不斷自我學習完善，終將具備類似人腦的思維。通過智能分析，可將招標人的需求，甚至是招標項目的實際所需，和市場情況作出智能匹配。而人所要做的工作，可能僅僅是確認結(jié)果。
三 推行電子招標業(yè)務(wù)工具箱的建議
電子招標業(yè)務(wù)工具箱整合招標日常業(yè)務(wù)管理相關(guān)的一系列工具，其定位為電子招標投標交易平臺的輔助工具。也就是說，交易平臺沒有覆蓋到的一些業(yè)務(wù)管理應用模塊，可由招標業(yè)務(wù)工具箱進行補充完善。經(jīng)過了前文的應用場景分析，本文建議推行的招標業(yè)務(wù)工具箱將包含九大基本工具。
1.招標前期咨詢工具
招標前期咨詢工具可以快速準確地將項目需求形成招標需求，并記錄在工具所附帶的數(shù)據(jù)庫中。招標代理機構(gòu)借助咨詢工具的實時溝通記錄功能，提取數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)了解招標人需求并進一步與招標人取得聯(lián)系，輔助招標人進行相關(guān)資料的查詢，并給招標人反饋合理化的建議。
2.招標方案生成工具
招標方案生成工具可以便捷共享招標項目信息，為招標策劃提供技術(shù)支撐并通過模板的編輯選擇，設(shè)置項目相關(guān)的關(guān)鍵信息，形成招標方案一鍵生成。
3.招標文件生成工具
招標文件生成工具可以快速地識別招標方案的技術(shù)參數(shù)要求，按照商務(wù)、技術(shù)的不同專業(yè)要求，分章節(jié)分職能協(xié)同檢查確認，為招標人準確地生成招標文件，并對關(guān)鍵評審條款信息進行格式化存儲，同時固化專用表單，例如開標一覽表，分項報價表等，為投標文件的生成提供信息支撐。
招標文件生成工具可分別對招標文件中的變量和招標文件模板進行管理，支持招標文件、資格預審文件按照章節(jié)進行編輯。
招標文件生成工具引用的專用表單和評審條款，支持按照不同分類規(guī)則建立專業(yè)信息庫。專用表單可由業(yè)務(wù)人員靈活自定義，支持按照分類選擇專用表單組。評審節(jié)點及評審細則由業(yè)務(wù)人員自由組合選擇，覆蓋綜合評估法和經(jīng)評審的最低投標價法等多種評審方法。招標文件生成工具可引用歷史類似項目的專用表單和評審條款，方便進行數(shù)據(jù)復用，提升采購人員檢查生成招標文件的速度。
4.投標工具
投標工具可以及時準確獲取有效的招標文件信息，通過投標工具軟件快速地編制投標文件，對可結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)化的內(nèi)容進行離線專用表單填寫，并在編制時與招標文件的各條款相關(guān)聯(lián)，準確響應招標文件要求。同時通過軟件的智能糾錯功能，及時發(fā)現(xiàn)投標文件中的缺漏項等錯誤，提高投標文件的質(zhì)量。
投標工具滿足對投標文件有效性、安全性的要求，同時考慮文件的專業(yè)性，支持對投標文件按照商務(wù)、技術(shù)、價格等不同章節(jié)進行專業(yè)化編輯。投標人借助CA對投標文件進行單頁或多頁電子簽章，保障投標文件的合法有效；投標人對已關(guān)聯(lián)的投標文件進行離線加密，保障投標文件的安全性。
5.評標工具
評標工具滿足智能輔助評審的要求，借助技術(shù)手段精準查找與招標文件要求相對應的投標文件，快速對比，精準打分，并自動按照設(shè)定的價格評分公式進行計算。評標工具具備對工程量清單一鍵清標的功能，能準確識別清單中的填報錯誤、缺項漏項、不平衡報價等。評標工具應結(jié)合其他信息，如投標人投標機器碼信息、投標人投標文件信息，進行輔助圍標串標分析檢測，提供文本相似程度、法人關(guān)聯(lián)關(guān)系等內(nèi)容，輔助專家進行圍標、串標評判。評標工具按照評審規(guī)則進行評分匯總，自動排名，進行中標候選人推薦。內(nèi)置的評審報告模板生成評標報告，評審專家借助CA或手寫板進行簽字確認。評標工具支持遠程異地分散評標模式，借助技術(shù)手段開展評審專家的抽取和身份認證，保障評審過程得以有效監(jiān)督，支持對評審結(jié)果遠程確認，從而保障遠程異地評標的有序開展。
6.監(jiān)督工具
監(jiān)督工具包括對招標采購全過程的監(jiān)督、重點環(huán)節(jié)監(jiān)督（組建評委會、開標、評標等）、歸檔材料調(diào)閱查詢、異議投訴處理監(jiān)督等。監(jiān)督人員可對按系統(tǒng)模板生成的監(jiān)督報告進行簽名確認。監(jiān)督人員可對招標項目進行事后評價，招標項目后評價項目根據(jù)評價情況出具后評價報告，通過分析后評價報告出具相應改進意見或建議，為后續(xù)其他項目提供支撐，做到招標采購規(guī)范合規(guī)的良性循環(huán)。監(jiān)督工具將結(jié)合內(nèi)置的監(jiān)督事項節(jié)點，提前預警，對發(fā)生的監(jiān)督事項列入異常信息庫中，監(jiān)督人員可進行查詢調(diào)閱。
監(jiān)督工具將借助智能攝像頭監(jiān)控應用程序，涵蓋以下功能。
一是評標視頻智能歸檔。在評標日當日，自動獲取開標室、評標室、開評標時間及項目信息后，自動開始和終止錄像，以任務(wù)方式建立項目視頻檔案。視頻檔案與其他檔案分別存儲，統(tǒng)一調(diào)閱查詢。
二是評標現(xiàn)場實時監(jiān)控。監(jiān)督工具引入模式識別算法，通過畫面行為和聲音判斷評標現(xiàn)場是否存在違法違規(guī)行為，并給予警告聲提示。
7.招標資料查詢工具
招標資料庫分為5個小資源庫，分別是：①法律法規(guī)、規(guī)章制度資源庫（國家省、市、自治區(qū)的招標投標相關(guān)法律法規(guī)，招標人所在單位招標投標相關(guān)制度、招標實施部門內(nèi)部管理辦法、業(yè)務(wù)操作手冊等）；②招標方面的標準規(guī)范；③案例庫（匯集各類招標案例和相關(guān)論文等）；④相關(guān)招標專業(yè)培訓題庫；⑤招標培訓課件。
8.虛擬場景工具
虛擬場景工具提供遠程虛擬開評標模式，利用三維虛擬大廳，高度還原現(xiàn)場開評標場景，提升用戶體驗。工具支持主持人、監(jiān)督人、投標人多方協(xié)同開標，支持主持人、監(jiān)督人、業(yè)主代表、評委專家多方協(xié)同評標。各角色人員遠程登錄工具后，自動完成簽到工作。主持人宣布開標后，投標人利用CA自主解密或備用密碼信封解密，主持人下發(fā)開標一覽表后，投標人進行簽名確認；主持人宣布評標后，自動開始各項評標流程。監(jiān)督人員全程見證，有效監(jiān)督。
9.信息共享分析工具
信息共享分析工具采集相關(guān)平臺的數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)比對、數(shù)據(jù)入庫和數(shù)據(jù)反饋等數(shù)據(jù)處理流程后，對有用數(shù)據(jù)進行共享和大數(shù)據(jù)分析，從而給招標投標各方提供各自所需信息。
通過使用上述信息化工具，將基本實現(xiàn)招標項目的電子全過程管理。招標業(yè)務(wù)工具箱，以信息化管理手段全力支撐采購招標業(yè)務(wù)“數(shù)字化”轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為招標采購決策提供支撐，為招標人、投標人、評委、監(jiān)督部門、招標代理機構(gòu)和管理部門等各相關(guān)方提供準確、便捷、高效的數(shù)據(jù)信息服務(wù)，切實有效地提高了招標的管理規(guī)范化、流程可視化、實施標準化、運行智能化水平。
作者：羅偉銘 廖 薇 陳柯屹
作者單位：中國石油物資有限公司西南分公司
來源：《招標采購管理》2022年第6期
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