【內(nèi)容摘要】
自《物業(yè)管理?xiàng)l例》實(shí)施以來，物業(yè)管理服務(wù)市場化、規(guī)范化程度逐漸提高。2018年3月19日，《物業(yè)管理?xiàng)l例》第三次修改，隨后各省市也相應(yīng)修改了本地區(qū)的物業(yè)管理?xiàng)l例。
新規(guī)對(duì)物業(yè)服務(wù)企業(yè)及其從業(yè)人員在規(guī)范物業(yè)服務(wù)經(jīng)營行為、履行物業(yè)服務(wù)合同約定、加強(qiáng)物業(yè)使用安全管理、配合做好基層治理相關(guān)工作等多個(gè)方面提出了更高的要求。但目前國內(nèi)有關(guān)的市場配套規(guī)定散布在各個(gè)政策法規(guī)之中，無法為物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部管理、提供管理服務(wù)等事宜作出有效指引。加上物業(yè)服務(wù)企業(yè)長期處于優(yōu)勢地位，自我風(fēng)控意識(shí)淡薄，導(dǎo)致物業(yè)服務(wù)企業(yè)在落實(shí)自我管理、提供服務(wù)過程中，普遍存在措施不規(guī)范、不專業(yè)的問題。
筆者趁著新規(guī)的東風(fēng)，就物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部合規(guī)管理、物業(yè)管理規(guī)范操作等事宜進(jìn)行了研究，以期給物業(yè)服務(wù)企業(yè)提供有效建議。本篇著重于物業(yè)服務(wù)企業(yè)的內(nèi)部管理，因研究時(shí)間短、筆力有限，如有不足，還請(qǐng)各位讀者指正。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)既有一般企業(yè)的普遍性，也有身為物業(yè)服務(wù)企業(yè)的特殊性，普遍性不在本文研究范圍之內(nèi)，此處僅概略提及物業(yè)服務(wù)企業(yè)的特殊性，以期物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以留意到自身企業(yè)的特殊之處，更好完成自我管理。
一、關(guān)于企業(yè)資質(zhì)管理
根據(jù)原建設(shè)部2004年5月1日發(fā)布實(shí)施《物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)管理辦法》，物業(yè)服務(wù)企業(yè)需要取得相關(guān)資質(zhì)證書才可從事物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)。
2018年3月8日，住房城鄉(xiāng)建設(shè)部作出《關(guān)于廢止<物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)管理辦法>的決定》，取消了物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)，各地不再以要求核定的物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)作為物業(yè)服務(wù)企業(yè)承接物業(yè)管理業(yè)務(wù)的條件。在這一時(shí)間前后，各地先后出臺(tái)了物業(yè)服務(wù)企業(yè)信用信息管理方面的政策，加強(qiáng)了物業(yè)服務(wù)行業(yè)的事中事后監(jiān)管，定期向社會(huì)公布物業(yè)服務(wù)企業(yè)信用情況。這一變化，使得物業(yè)服務(wù)行業(yè)成為準(zhǔn)入“低門檻”行業(yè)，但卻對(duì)后期服務(wù)提出了更高的要求，建立健全物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)規(guī)范，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)理念、提高服務(wù)質(zhì)量，已經(jīng)成為物業(yè)服務(wù)企業(yè)的生存之道。
雖然物業(yè)服務(wù)企業(yè)資質(zhì)已取消，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)擬開展包括但不限于下列經(jīng)營活動(dòng)時(shí)卻依然需要取得行政許可或履行備案程序：
1、根據(jù)《保安服務(wù)管理?xiàng)l例》第十四條、《公安機(jī)關(guān)實(shí)施保安服務(wù)管理?xiàng)l例辦法》第十八條規(guī)定，物業(yè)服務(wù)企業(yè)自行招用保安員的，應(yīng)當(dāng)自開始保安服務(wù)之日起30個(gè)工作日內(nèi)向所在地設(shè)區(qū)市的公安機(jī)關(guān)備案。
同時(shí)，根據(jù)前述法規(guī)的規(guī)定，自行招用保安員的單位不得在本單位以外或者物業(yè)管理區(qū)域以外提供保安服務(wù)。如物業(yè)服務(wù)企業(yè)擬對(duì)外提供保安員服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)符合保安服務(wù)公司的相關(guān)管理規(guī)定，辦理《保安服務(wù)許可證》。
2、根據(jù)《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》第四十五條、《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》第三十九條規(guī)定，物業(yè)服務(wù)企業(yè)接受業(yè)主或業(yè)委會(huì)的委托，管理、維護(hù)、保養(yǎng)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)電梯的，應(yīng)當(dāng)取得特種設(shè)備安裝改造維修單位資格許可，并根據(jù)取得的資質(zhì)等級(jí)開展相對(duì)應(yīng)的電梯服務(wù)。
3、物業(yè)服務(wù)企業(yè)經(jīng)營或者受托管理停車場（庫）的，亦應(yīng)當(dāng)要履行相應(yīng)的手續(xù)。
目前筆者僅檢索到各地對(duì)于停車場（庫）經(jīng)營管理的規(guī)定，暫未檢索到全國統(tǒng)一的規(guī)定，建議物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據(jù)當(dāng)?shù)匾?guī)定自行核查。如《深圳市停車場規(guī)劃建設(shè)和機(jī)動(dòng)車停放管理?xiàng)l例》第十五條規(guī)定，“申請(qǐng)開辦經(jīng)營性停車場的，應(yīng)當(dāng)向市公安交管部門申請(qǐng)《深圳市經(jīng)營性停車場許可證》。未取得許可證的停車場，不得提供有償停放服務(wù)。
《上海市停車場（庫）管理辦法》第十四條規(guī)定，“公共停車場（庫）經(jīng)營者應(yīng)當(dāng)依法辦理工商、稅務(wù)登記手續(xù)，并在工商登記后15日內(nèi)，持有關(guān)材料向交通行政主管部門或者《上海市道路運(yùn)輸管理?xiàng)l例》規(guī)定的道路運(yùn)輸管理機(jī)構(gòu)辦理備案手續(xù)?！薄渡虾Ｊ型＼噲觯◣欤┕芾磙k法》第二十九條第二款規(guī)定，“專用停車場（庫）的所有人或者其委托的管理人應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定申報(bào)停車場（庫）的泊位數(shù)。”
此外，關(guān)于停車場收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及應(yīng)履行的手續(xù)，各地亦有不同的規(guī)定，建議企業(yè)一并核實(shí)辦理。
二、關(guān)于業(yè)務(wù)分包管理
在物業(yè)管理當(dāng)中，服務(wù)分包管理是一種常見的管理模式，物業(yè)服務(wù)企業(yè)往往會(huì)將部分服務(wù)管理項(xiàng)目分包給專業(yè)公司進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的運(yùn)作，例如：電梯設(shè)備日常維護(hù)、配電室設(shè)備維護(hù)、消防檢測、專業(yè)的外墻清洗、消殺以及綠化等。
由于上述部分業(yè)務(wù)的行業(yè)準(zhǔn)入的資格獲取比較困難，承接業(yè)務(wù)的分包公司多為設(shè)備制造公司、系統(tǒng)開發(fā)方等單位，在行業(yè)資質(zhì)以及專業(yè)技術(shù)方面存在著技術(shù)壟斷。物業(yè)服務(wù)企業(yè)在技術(shù)監(jiān)管方面比較吃力，往往會(huì)出現(xiàn)雙方角色不明確的局面，物業(yè)服務(wù)企業(yè)不能很好的發(fā)揮其總體協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理的權(quán)利。
作為物業(yè)服務(wù)企業(yè)，可以通過如下操作減少業(yè)務(wù)分包的風(fēng)險(xiǎn)：
1、在分包合同中詳細(xì)約定雙方的權(quán)利與義務(wù)，要求分包公司按照法定的操作規(guī)程提供專業(yè)的服務(wù)，為了保護(hù)物業(yè)服務(wù)企業(yè)和業(yè)主的權(quán)益，要求分包公司提供的服務(wù)無瑕疵，如果服務(wù)不到位、不專業(yè)，物業(yè)服務(wù)企業(yè)有權(quán)按照合同約定要求專業(yè)公司承擔(dān)責(zé)任，直至解除雙方的分包合同。
2、通過統(tǒng)一著裝、統(tǒng)一要求等方式淡化分包公司在小區(qū)的影響，防止物業(yè)服務(wù)企業(yè)本身被邊緣化。
3、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部人員專業(yè)技能培訓(xùn)，通過增強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)以達(dá)到增加管理和監(jiān)督能力的目的。
三、關(guān)于物業(yè)合同管理
（一）前期物業(yè)服務(wù)合同
《物業(yè)管理?xiàng)l例》第二十六條雖然規(guī)定了前期物業(yè)服務(wù)合同可以由雙方自行約定期限，但是部分地區(qū)對(duì)前期物業(yè)服務(wù)合同期限有明確的規(guī)定，如北京市、深圳市均規(guī)定前期物業(yè)服務(wù)合同期限最長不超過二年；且各地對(duì)于前期物業(yè)服務(wù)合同期滿未續(xù)簽時(shí)的處理方式亦有不同的規(guī)定。建議企業(yè)根據(jù)當(dāng)?shù)氐胤叫苑ㄒ?guī)和地方政府規(guī)章做好前期物業(yè)服務(wù)合同內(nèi)容管理。
部分地區(qū)亦要求將前期物業(yè)服務(wù)合同進(jìn)行備案，但該義務(wù)多為建設(shè)單位的義務(wù)，如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》要求建設(shè)單位在辦理房地產(chǎn)買賣合同備案時(shí)，應(yīng)當(dāng)將前期物業(yè)服務(wù)合同、臨時(shí)管理規(guī)約同時(shí)報(bào)送備案。
（二）物業(yè)服務(wù)合同
《物業(yè)管理?xiàng)l例》同樣未明確規(guī)定物業(yè)服務(wù)合同是否需要備案，但部分地方性法規(guī)和地方政府規(guī)章對(duì)物業(yè)服務(wù)合同提出需要備案的要求，如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》第五十八條第四款規(guī)定，“物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在簽訂物業(yè)服務(wù)合同之日起十五日內(nèi)將物業(yè)服務(wù)合同副本報(bào)物業(yè)所在地區(qū)住房和建設(shè)部門備案?！薄侗本┦形飿I(yè)管理?xiàng)l例》第六十三條第三款規(guī)定，“物業(yè)服務(wù)合同簽訂或者變更之日起十五日內(nèi)，物業(yè)服務(wù)人應(yīng)當(dāng)將物業(yè)服務(wù)合同報(bào)街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)或者房屋主管部門備案。”
就上述備案的義務(wù)，各地還配備了相應(yīng)的懲罰性措施，如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》第一百一十四條規(guī)定，物業(yè)服務(wù)企業(yè)未將物業(yè)服務(wù)合同副本報(bào)區(qū)住房和建設(shè)部門備案，由區(qū)住房和建設(shè)部門給予警告，并責(zé)令限期改正；逾期未改正的，處二萬元以上五萬元以下罰款?！侗本┦形飿I(yè)管理?xiàng)l例》第九十一條規(guī)定，違反本條例第六十三條規(guī)定，物業(yè)服務(wù)人未按規(guī)定將物業(yè)服務(wù)合同報(bào)街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)或者房屋主管部門備案的，由街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府責(zé)令限期改正，給予警告；逾期不改的，處五千元以上一萬元以下的罰款。
綜上，建議物業(yè)服務(wù)企業(yè)根據(jù)當(dāng)?shù)卣咦龊梦飿I(yè)服務(wù)合同內(nèi)部管理的相關(guān)工作。
四、關(guān)于勞動(dòng)人事管理
（一）安全生產(chǎn)管理架構(gòu)
物業(yè)服務(wù)企業(yè)通常來講從業(yè)人員眾多，安全生產(chǎn)責(zé)任重大，根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》第二十一條第二款規(guī)定，物業(yè)服務(wù)企業(yè)從業(yè)人數(shù)在一百人以下的，應(yīng)當(dāng)配備專職或者兼職的安全生產(chǎn)管理人員；從業(yè)人員超過一百人的，應(yīng)當(dāng)設(shè)置安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)或者配備專職安全生產(chǎn)管理人員。
（二）持證上崗人員管理
物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，識(shí)別物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目中必須持證上崗的工作崗位，并按照要求配置持證人員，如特種作業(yè)人員需持有特種作業(yè)操作證及其他相關(guān)有效上崗證、消防監(jiān)控崗位員工必須持有消防操作上崗證。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)本單位特種作業(yè)人員的管理，做好培訓(xùn)、考核、監(jiān)督、建檔等工作，督促相關(guān)人員持證上崗、按章操作，杜絕違規(guī)作業(yè)。
（三）保安員管理
物業(yè)服務(wù)企業(yè)自行招用保安員，應(yīng)遵守《保安服務(wù)管理?xiàng)l例》相關(guān)規(guī)定，審核保安人員相關(guān)資質(zhì)，不得招用有下列情形的員工：
（1）曾被收容教育、強(qiáng)制隔離戒毒、勞動(dòng)教養(yǎng)或者3次以上行政拘留的；
（2）曾因故意犯罪被刑事處罰的；
（3）被吊銷保安員證未滿3年的；
（4）曾兩次被吊銷保安員證的。
五、關(guān)于企業(yè)檔案管理
目前亦無全國性規(guī)定要求物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)行檔案管理，但部分地區(qū)對(duì)此提出了要求，如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》第七十五條第二款要求，物業(yè)服務(wù)企業(yè)對(duì)維護(hù)保養(yǎng)、改造物業(yè)及配置固定設(shè)施設(shè)備而形成的資料，應(yīng)當(dāng)妥善保管并建立電子檔案。
《北京市物業(yè)管理?xiàng)l例》第七十一條規(guī)定，“物業(yè)服務(wù)人應(yīng)當(dāng)建立、保存下列檔案和資料：
（一）小區(qū)共有部分經(jīng)營管理檔案；
（二）小區(qū)監(jiān)控系統(tǒng)、電梯、水泵、有限空間等共用部位、共用設(shè)施設(shè)備檔案及其管理、運(yùn)行、維修、養(yǎng)護(hù)記錄；
（三）水箱清洗記錄及水箱水質(zhì)檢測報(bào)告；
（四）住宅裝飾裝修管理資料；
（五）業(yè)主名冊；
（六）簽訂的供水、供電、垃圾清運(yùn)等書面協(xié)議；
（七）物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的與業(yè)主利益相關(guān)的其他資料。”
六、其他風(fēng)險(xiǎn)防控措施
天有不測之風(fēng)云，物業(yè)服務(wù)企業(yè)在自身做好合規(guī)管理的基礎(chǔ)上，還可以采取其他措施分散管理的風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)的損失，如購買物業(yè)管理責(zé)任保險(xiǎn)、公眾責(zé)任保險(xiǎn)等。
結(jié)語：
望每一物業(yè)服務(wù)企業(yè)在努力為市民營造安全、舒適、文明、和諧、美麗的工作和生活環(huán)境的同時(shí)，努力完善內(nèi)部管理制度，防控因?yàn)樽陨砉芾韼淼男姓幜P等風(fēng)險(xiǎn)。
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