供應(yīng)鏈以進(jìn)銷存為基礎(chǔ)，進(jìn)銷存以“存”為依托，“存”以盤點(diǎn)為核心。盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性，直接關(guān)系到庫存與成本的準(zhǔn)確性。本文來說一說關(guān)于盤點(diǎn)的那些事。
進(jìn)銷存以“存”為依托，“存”以盤點(diǎn)為核心
我曾經(jīng)遇到這樣一個(gè)餐飲企業(yè)，有幾十家連鎖店，由于快餐業(yè)態(tài)，店面不大，SKU不多，物料每日配送，半成品標(biāo)準(zhǔn)化程度也比較高，所以就要求門店實(shí)行日盤。這么高的盤點(diǎn)頻率，防止庫存問題日積月累，這在餐飲行業(yè)里已經(jīng)算是很先進(jìn)的庫存管控方法了。但是實(shí)際是，當(dāng)我登錄到該企業(yè)的系統(tǒng)進(jìn)行巡查時(shí)，偶然發(fā)現(xiàn)某個(gè)門店的每天實(shí)盤數(shù)都是相同的，只有月末是不同的。
可想而知，這個(gè)門店根本就沒做盤點(diǎn)，而是每天都在系統(tǒng)中復(fù)制盤點(diǎn)單。這就細(xì)思極恐了，其他門店可能不會(huì)這么囂張地直接復(fù)制，但是填入的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)是真的嗎？這樣盤點(diǎn)出來的庫存，能成為采購訂貨的依據(jù)嗎？如果不能的話，那采購訂貨量除了拍腦門，還有別的方法嗎？
很明顯，這個(gè)企業(yè)的盤點(diǎn)已經(jīng)流于形式。為什么會(huì)流于形式呢？是門店執(zhí)行力的問題嗎？固然倉庫管理員不應(yīng)該弄虛作假，但卻處于無人監(jiān)管，那就是總部管理體系的問題了。為什么總部缺乏關(guān)于盤點(diǎn)的管理體系？或者即便有這類體系，總部卻帶頭不執(zhí)行？歸根到底，最高管理者要么是懈怠懶政，要么就是沒有意識(shí)到盤點(diǎn)的重要性。
（一）盤點(diǎn)是什么？
百度百科上的定義是：所謂盤點(diǎn)，是指定期或臨時(shí)對(duì)庫存商品的實(shí)際數(shù)量進(jìn)行清查、清點(diǎn)的作業(yè)，即為了掌握貨物的流動(dòng)情況（入庫、在庫、出庫的流動(dòng)狀況），對(duì)倉庫現(xiàn)有物品的實(shí)際數(shù)量與保管賬上記錄的數(shù)量相核對(duì)，以便準(zhǔn)確地掌握庫存數(shù)量。
盤點(diǎn)的定義說的挺冠冕彈簧的，其實(shí)盤點(diǎn)就一個(gè)目的：搞清楚此時(shí)此刻的真實(shí)庫存數(shù)量是多少。
所謂“實(shí)地盤存法”就是到倉庫去真實(shí)的數(shù)數(shù)，這就是“實(shí)盤數(shù)量”，把這個(gè)實(shí)盤數(shù)量作為下一期的期初庫存。我們常說的“盤點(diǎn)”指的是“實(shí)地盤存法”。
所謂“永續(xù)盤存法”就是不到去真實(shí)的數(shù)數(shù)，而是按照平時(shí)每一筆入庫出庫對(duì)庫存進(jìn)行計(jì)算，得出一個(gè)現(xiàn)在的庫存，這就是“賬存數(shù)量”，把這個(gè)賬存數(shù)量作為下一期的期初庫存。如果你用了進(jìn)銷存軟件管理庫存，規(guī)規(guī)矩矩地錄入每一筆入庫和出庫，在不進(jìn)行盤點(diǎn)的情況下，用的就是“永續(xù)盤存法”。
對(duì)于SKU在30-50種的業(yè)態(tài)，例如標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的快餐業(yè)態(tài)，應(yīng)每天進(jìn)行實(shí)地盤存。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的正餐業(yè)態(tài)，煙酒商品應(yīng)該每天進(jìn)行實(shí)地盤存，其他材料應(yīng)每10天進(jìn)行一次實(shí)地盤存。
（二）為什么盤點(diǎn)差異這么大？
如果實(shí)地盤點(diǎn)，盤點(diǎn)的下一天就將使用實(shí)盤數(shù)量作為期初數(shù)量，所以盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性就直接影響賬務(wù)的準(zhǔn)確性。像開篇那樣盤點(diǎn)弄虛作假的，就是非常嚴(yán)重的舞弊行為了。盤點(diǎn)的準(zhǔn)確包含兩層含義，一是盤點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確，二是盤點(diǎn)差異小。
為了確保盤點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確，就要制定嚴(yán)格的盤點(diǎn)流程和制度體系，關(guān)于這個(gè)話題，在下面的“盤點(diǎn)流程設(shè)計(jì)”中詳述。
如何達(dá)到“盤點(diǎn)差異小”呢？“盤點(diǎn)差異”指的是賬存數(shù)量與實(shí)盤數(shù)量之間的差異，要讓這個(gè)差異小，就意味著賬存要接近現(xiàn)在的真實(shí)庫存，那也就意味著賬存要盡可能真實(shí)。這就不僅僅與盤點(diǎn)本身有關(guān)系了，而是與整個(gè)庫存管理水平都有密切關(guān)系。
一般來說，相對(duì)嚴(yán)格的庫存管理流程，應(yīng)達(dá)到以下要求：
- 嚴(yán)格執(zhí)行“先入后出”，按照實(shí)物收發(fā)順序，在進(jìn)銷存系統(tǒng)內(nèi)先做入庫，再做出庫，不要讓順序錯(cuò)亂，杜絕漏單、補(bǔ)單等情況的發(fā)生。
- 嚴(yán)格執(zhí)行采購的“三方驗(yàn)貨機(jī)制”，來貨驗(yàn)收時(shí)，采購、庫管、廚師長應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收，分別對(duì)金額、數(shù)量、品質(zhì)三個(gè)要素負(fù)責(zé)。尤其是凈菜品質(zhì)的把控，這是經(jīng)常被忽視的一環(huán)，因?yàn)椴少忩?yàn)收很難與終末盤點(diǎn)準(zhǔn)確性聯(lián)系在一起。但是餐飲行業(yè)的物料消耗往往是按照成本卡（BOM）進(jìn)行沖減，沖減數(shù)量是理論毛料消耗量。如果來料品質(zhì)不佳，出成率低，那么系統(tǒng)沖減數(shù)量就會(huì)小于實(shí)際消耗數(shù)量，盤點(diǎn)的賬存數(shù)就會(huì)虛高，盤點(diǎn)差異就會(huì)很大了。
- 建立嚴(yán)格的倉庫領(lǐng)用制度，專人、專時(shí)、限額領(lǐng)用，庫管見單發(fā)貨，交單后錢貨兩清，簽字即確認(rèn)。
- 不斷調(diào)整BOM（成本卡）的準(zhǔn)確性，BOM的精確與否，直接影響原料理論耗用量，從而影響盤點(diǎn)單賬存數(shù)。
上面幾個(gè)環(huán)節(jié)都做到，才能確保盤點(diǎn)的賬存盡可能準(zhǔn)確，否則盤點(diǎn)就會(huì)出現(xiàn)很大差異，導(dǎo)致盤點(diǎn)后很大的對(duì)賬調(diào)賬工作量。
（三）如何設(shè)計(jì)盤點(diǎn)流程？
盤點(diǎn)的核心在于實(shí)盤數(shù)量準(zhǔn)確，如果像開篇那個(gè)例子那樣，盤點(diǎn)還不如不做。既然要盤點(diǎn)，就要設(shè)計(jì)一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋P點(diǎn)流程。
1、設(shè)定盤點(diǎn)周期
上面已經(jīng)提到過，對(duì)于SKU在30-50種的業(yè)態(tài)，例如標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的快餐業(yè)態(tài)，應(yīng)每天進(jìn)行實(shí)地盤存。對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的正餐業(yè)態(tài)，煙酒商品應(yīng)該每天進(jìn)行實(shí)地盤存，其他材料應(yīng)每10天進(jìn)行一次實(shí)地盤存。不要簡單粗暴地進(jìn)行月末大盤，除非你的領(lǐng)導(dǎo)能接受每月中旬才能出上個(gè)月的賬務(wù)報(bào)表。
2、誰來盤點(diǎn)
總倉應(yīng)由庫管盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)進(jìn)行監(jiān)盤。門店應(yīng)由檔口負(fù)責(zé)人盤點(diǎn)，日盤由店長監(jiān)盤，月末由財(cái)務(wù)進(jìn)行監(jiān)盤。
3、盤點(diǎn)的準(zhǔn)備
提前準(zhǔn)備好電子秤、計(jì)算器、器皿（如裝調(diào)料的不銹鋼空盆）、計(jì)時(shí)器、空白盤點(diǎn)表（品名、規(guī)格、單位、實(shí)盤數(shù)量、備注、凈料數(shù)量）。清空冰箱，相同原材料放置在一起，避免東一塊西一塊。預(yù)約時(shí)間，生產(chǎn)和銷售部門提前做好準(zhǔn)備，財(cái)務(wù)封賬，確保盤點(diǎn)過程不受干擾。對(duì)于大盤點(diǎn)，要召開動(dòng)員會(huì)，做好分工，明確時(shí)間要求。
4、盤點(diǎn)過程如何進(jìn)行
實(shí)地盤點(diǎn)要全程計(jì)時(shí)，并應(yīng)由兩人進(jìn)行，一人唱盤，一人記錄，尤其注意物料核算單位和最小單位，記錄盤點(diǎn)數(shù)量時(shí)不要串位。監(jiān)盤人應(yīng)全程跟盤，監(jiān)督唱盤人報(bào)數(shù)的正確性與記錄人的記錄的正確性。監(jiān)盤人應(yīng)保留一聯(lián)手工記錄的盤點(diǎn)表，以備抽查系統(tǒng)數(shù)據(jù)與手填數(shù)據(jù)的一致性。對(duì)于在制半成品，凈料數(shù)量填寫在備注旁邊，并根據(jù)出成率還原成毛料數(shù)量，填入實(shí)盤數(shù)量。
使用智能設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)
對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化比較高的企業(yè)，盡可能使用智能化設(shè)備，主要包括以下兩種方式：
對(duì)于貼碼的標(biāo)品，采用PDA掃碼盤點(diǎn)，盡可能一物一碼，挨個(gè)掃碼，避免漏盤。
對(duì)于稱重的非標(biāo)品，采用智能電子秤稱重盤點(diǎn)，一邊稱重，一邊錄入，提高盤點(diǎn)效率。
使用智能化設(shè)備，最重要的目的就是提高盤點(diǎn)的效率和準(zhǔn)確性。通過邊盤邊記錄，節(jié)省了后續(xù)錄入盤點(diǎn)單的二次工作量，提高了效率并減少了錄入出錯(cuò)率。
5、錄入與審核盤點(diǎn)單
庫管員按照實(shí)地盤點(diǎn)手工記錄的盤點(diǎn)數(shù)，將實(shí)盤數(shù)量錄入系統(tǒng)（也可以直接采用手機(jī)盤點(diǎn)，邊盤邊錄）。錄入時(shí)，務(wù)必要看清楚單位。對(duì)于未盤點(diǎn)物料的處理方式，如果是非全面盤點(diǎn)，應(yīng)采取“賬存不變”的方式。如果是全盤，應(yīng)采取“賬存結(jié)零”的方式。庫管員確認(rèn)錄入無誤后，對(duì)盤點(diǎn)單進(jìn)行提交，等待審核。店長對(duì)盤點(diǎn)單進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)抽檢盤點(diǎn)單進(jìn)行復(fù)審。
采用智能電子秤進(jìn)行進(jìn)銷存和盤點(diǎn)的稱重即錄入
（四）如何進(jìn)行盤后分析？
如果盤點(diǎn)后不開分析會(huì)，幾乎等于沒盤點(diǎn)。這并不是注重會(huì)議的形式，而是強(qiáng)調(diào)盤點(diǎn)之后的分析。對(duì)于盤點(diǎn)差異的成因，一定要通過分析的方式找出來，并在下次盤點(diǎn)時(shí)避免，這才是盤點(diǎn)分析的目的。
盤點(diǎn)分析會(huì)可以按照下面的方式來召開：
- 所有倉庫盤存后兩天內(nèi)，由成本會(huì)計(jì)主持召開成本分析會(huì)議，該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、庫管、采購、廚師長、財(cái)務(wù)等要參加會(huì)議。
- 成本會(huì)計(jì)展示本期的所有盤存差異，并列出各個(gè)倉庫中差異過大的前幾名，必須分析出損益確切的原因，包括漏出入庫、重復(fù)出入庫、錯(cuò)誤出入庫、漏盤、多盤、錯(cuò)盤、BOM問題、丟失損耗等。
- 分析出每一種差異過大的原因后，責(zé)成責(zé)任部門和責(zé)任人，給出改進(jìn)期限和改進(jìn)目標(biāo)，制定改進(jìn)計(jì)劃，明確下期會(huì)議跟進(jìn)內(nèi)容。
（五）如何對(duì)盤點(diǎn)差異進(jìn)行賬務(wù)處理？
在確保盤點(diǎn)單賬存與實(shí)存均準(zhǔn)確的情況下，如果盤點(diǎn)單仍然有差異，就要從賬務(wù)上進(jìn)行處理了。處理方法分為“以盤記銷”與“盤點(diǎn)盈虧”的區(qū)別。
如果某種物料日常只做入庫，但出庫卻不手工去做，那就是“以盤記銷”的，盤點(diǎn)的差異（一般為負(fù)差異）就是這種物料的實(shí)際消耗量，即采用“倒推”的方式來計(jì)算物料的本期用量。從財(cái)務(wù)上，也將直接將該物料的盤虧金額借記到主營業(yè)務(wù)成本科目上。
如果“以盤記銷”的物料出現(xiàn)盤盈，那是非常不正常的。要么是產(chǎn)品出品時(shí)對(duì)原料偷工減料了，要么就是BOM設(shè)定的額定用料過高，這就需要廚師長進(jìn)行判斷了。
如果某種物料日常的入庫出庫都正常制單，那么一旦出現(xiàn)盤點(diǎn)盈虧，就是真正的盈虧了。對(duì)于這類物料，一旦出現(xiàn)盤虧，應(yīng)先借記到“待處理財(cái)產(chǎn)損益”科目上，作為未決金額，然后進(jìn)行原因分析。如果分析出是人為原因，那么按照責(zé)任人的比例，應(yīng)該由責(zé)任人進(jìn)行賠償。如果分析出的不是人為原因，則直接將“待處理財(cái)產(chǎn)損益”貸記減少，并借記“管理費(fèi)用”，從而調(diào)增本期費(fèi)用，減少本期凈利潤，這就相當(dāng)于公司來承擔(dān)這部分盤虧損失了。
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